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3 Passos para sua empresa superar a crise II

3 Passos para sua empresa superar a crise II

Olá pessoal, tudo certo? Hoje nós vamos continuar o nosso plano EMERGENCIAL DE CRISE COMPLETO, em 3 passos. Este é o segundo passo, vamos falar de PROCESSOS.

Vamos lá!

No tópico anterior, se você não viu eu vou deixar o link aqui em cima para você acessar (é importante você ver antes de continuar) nós falamos que a estrutura do nosso plano será:

  1. PESSOAS

  2. PROCESSOS
  3. FLUXO DE CAIXA

Eu falei também que você vai entender no final do planejamento o porquê que eu troquei o PRODUTO por FLUXO DE CAIXA.

Também falamos da linha estratégica de PESSOAS, que você irá trabalhar em 3 pilares:

  1. COMUNICAÇÃO
  2. MOTIVAÇÃO
  3. MANUTENÇÃO

Agora, vamos falar sobre processos e começar a fazer as conexões no nosso planejamento. Você vai ver que foi importante trabalhar na linha estratégica de PESSOAS antes.

Passo 2 - PROCESSOS

A Mensagem principal é: Pensar de forma sistêmica. Esta é a base para trabalharmos em processos produtivos.

Você vai fazer uma varredura nas áreas da empresa, olhando da seguinte forma, que é o conceito de um processo:

Entrada – PROCESSO – Saída

Um exemplo típico é o processo de produção de um produto. A entrada são os insumos que você utiliza, estes insumos passam por um processo de produção ou uma sequência de atividades e no final sai o produto acabado.

Este é um processo grande, mas a proposta é você pegar grandes processos e quebrar em menores. Com isso em mente, você vai mapeando os processos e pensando desta forma para todas as áreas da sua empresa.

Um exemplo de um processo menor e mais simples pode ser a emissão de notas, entram as informações do cliente e o software que você utiliza, passa pelo processo de produção de notas e sai a nota final.

Pode ser que, ao revisar este processo, você veja que as informações do cliente estão desorganizadas e é gasto muito tempo para coletar estes dados.

Este é um exemplo simples, mas pega a ideia geral.

Em processo você vai trabalhar em 3 pilares:

  • SUPORTE;
  •  PRIORIZAÇÃO;
  • PADRONIZAÇÃO.

Suporte

Você não vai resolver tudo sozinho, então você precisa;

Engajar a equipe: Lembra que eu falei que a equipe seria fundamental para nosso plano? Então, eles já começam a aparecer aqui.

Você precisa trazer os especialistas para o jogo, quem mais conhece da atividade é quem executa todo dia. Traga os colaboradores para ajudar nas otimizações de processos. Se você tem vários colaboradores na equipe, você vai separar por áreas para promover as melhorias. Mas é fundamental trazer todos que estão relacionados com aquele processo para o jogo.

Uma dinâmica interessante é promover Workshops, que são momentos específicos para o time parar e olhar para um determinado processo.

Praticar o intercâmbio de áreas também é uma forma eficiente para identificar uma melhoria. Se você tem 1 colaborador apenas, nada muda. Você vai engajá-lo da mesma forma nesta atividade.


Está fazendo sentido para você o que eu estou falando até aqui? Então deixa aqui um comentário falando se você já tomou alguma ação para engajar sua equipe para revisar processos.


Consultoria externa: Ter um olhar de fora sobre a sua empresa ajuda você a enxergar pontos que passam despercebidos no dia-a-dia. O SEBRAE está com um programa de consultoria gratuita em alguns estados, eles com certeza podem te ajudar

Também, alguns consultores independentes estão prestando este serviço gratuitamente neste momento. Procure por este serviço em sua cidade, eles podem te ajudar muito com um olhar de fora para seu negócio a um custo zero.

Priorização

Não dá para fazer tudo ao mesmo tempo. Eu vou te dar 2 formas de priorização:

Primeira; considerar como prioridade CRÍTICA o que faz o seu negócio funcionar, COM FOCO NO CLIENTE. Então a produção e entrega para o cliente estarão em primeiro lugar.

Inicia este processo de avaliação olhando para o cliente, o que você precisa fazer para entregar o seu produto e serviço, e vai construindo os outros processos até chegar aos menos importantes, por exemplo; a manutenção das lâmpadas.

Segunda; olhar para os processos geradores de custos, você vai trabalhar nos processos que te custam mais. Nós vamos falar mais sobre isso no FLUXO DE CAIXA, quando falarmos de SAÍDAS, mas você já pode ir adiantando a sua lista de saídas, para ver onde estão os maiores custos e assim você priorizar os processos.

Padronização

Agora que você já sabe quais processos sua equipe vai trabalhar, é hora de buscar padrões. Você não quer que um produto saia diferente do outro, ou que uma nota saia diferente da outra.

Para isso você pode trabalhar com os POP’s, ou Procedimentos de Operação Padrão. Eles são documentos que descrevem no detalhe o passo-a-passo para executar uma atividade.

Com a padronização, você garante que qualquer um que executar uma tarefa, irá fazê-la da mesma forma, entregando a mesma qualidade. Esta etapa será importante, por exemplo, se você for rotacionar a equipe, como forma de otimizar os recursos. Assim garante que quem assumir uma nova função terá informações disponíveis para conseguir executar e garantir a qualidade em uma nova tarefa.

Neste momento de crise, você não pode ficar perdendo muito recurso com papeis, então trabalhe com POP’s simples, mas que comuniquem o principal nas atividades. Depois, você vai elaborando melhor com o tempo, principalmente baseado nos principais erros cometidos. Mas eles devem conter a informação necessária para executar uma tarefa. Caso contrário, perdem a sua função.

Então até agora nós vimos:

  1. Pessoas, trabalhar em 3 pilares: Comunicação, Motivação e Manutenção.
  2. Processos, trabalhar em 3 pilares: Suporte, Priorização e Padronização.

 

Esta é a ideia do conteúdo de hoje e no próximo capítulo, nós vamos começar a falar de FLUXO DE CAIXA, de dinheiro na veia ... Então deixa seu e-mail no pop-up de saída e ativa as notificações para você ser avisado quando o vídeo sair.

Eu comecei por PESSOAS e PROCESSOS porque eles são a base para você equilibrar o fluxo de caixa da empresa.

Mas em um momento de crise estas ações todas vão acontecer em paralelo.

Então deixa aqui nos comentários qual você acredita que é a maior dificuldade de colocar na prática este planejamento. Assim a gente vai conversando até o próximo vídeo.

Deixa sua curtida e compartilha o conteúdo com quem está precisando de PLANEJAMENTO neste momento.

Esta é a maneira que você também ajuda mais empreendedores a superar esta crise.

Até o próximo post, tchau... 

 

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Criador do "O Empreendedor Global" e do blog Raislife - Viva Saudável. Fui Diretor Operacional na ACTIVE, empresa de cursos da área Médica e também uma Startup, com o produto Paciente360. Fui também CEO da Rais Saúde e Fundador da Connect HealthCare.

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