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Controle quanto tempo resta para suas tarefas

Controle quanto tempo resta para suas tarefas

Organizar seu tempo de um modo que todas as tarefas do seu dia, da sua semana, do seu mês, fiquem alinhadas e, o principal, sejam executadas conforme o planejado, dá trabalho, mas pode ser executável, na medida em que o agente cria esse hábito em sua vida.

Agora, já pensou em como organizar uma empresa? Papel, caneta e uma boa ideia são importantes para isso, mas uma ferramenta feita exclusivamente para essa performance é melhor ainda.

Essa foi a dificuldade encontrada e solucionada pela empresa Dimensional, situada na cidade de Brusque/SC. A empresa sempre trabalhou pelo meio tradicional, ou seja, planilhas e mais planilhas e documentos impressos. Esse meio sempre foi visto com dificuldades para colaboradores que acham o Excel bem precário e a demora para gerar relatórios a ser entregues também acabava por deixar os clientes insatisfeitos ou os empresários internos irritados.

A empresa ao passar dos tempos começou a pensar que o método usado, por mais que cheio de furos, era o suficiente e que “erros” nesse processo de organização de gestão eram normais.

A Facilidade Surge

Ao aderir o programa ALI¹ (Agentes Locais de Inovação), do Sebrae, a empresa começou a ser incentivada a realizar mudanças internas. O principal desafio, que era passar todos os processos e tarefas para o formato digital, acabou se tornando uma transição facilitada visto que o empresário já estava motivado a fazer mudanças.

A ideia era utilizar uma opção que facilitasse o gerenciamento de projetos, processos e atividades internas da empresa, para otimizar recursos e tempo, a ferramenta encontrada foi o Trello – conhecido por ser uma ferramenta de gerenciamento de projetos em listas, extremamente versátil e que pode ser ajustada de acordo com as necessidades do usuário. Um dos diferenciais do Trello é que ele é muito visual, assim a empresa pode acompanhar o progresso da sua empresa, juntamente com imagens, textos e o responsável do setor em andamento.

A utilização deste software, também trouxe benefícios ao meio ambiente, com a redução de impressão em folhas e tintas utilizadas. Antes de adquirir o Trello, a Dimensional precisava gerar relatórios que informassem sobre trabalho em execução, fazer a impressão e entregar aos requerentes superiores. O que causava uma quantidade considerável de folhas que seriam descartadas futuramente e, principalmente, a perda de tempo que poderiam ser melhor empregadas em outras atividades.

Atualmente, a empresa conseguiu atingir os resultados esperados, quando aplicado em todos os setores, uma economia significativa em recursos organizacionais será alcançada. Os superiores pelos projetos da empresa podem entrar no aplicativo e visualizar pontualmente como está o andamento de cada setor, a confecção de cada projeto e suas respectivas atividades, conseguindo otimizar de maneira geral o resultado de cada ação.

Reconhecendo a Inovação!

A empresa Dimensional recebeu a ideia pela ALI Débora Izidio, que atua e desenvolve esse projeto –o Programa Agentes Locais de Inovação com parcerias do SEBRAE e CNPq, no final de 2016. Com o apoio e motivação do Sr. Emerson, engenheiro e responsável pela atuação do programa ALI, a ferramenta foi desenvolvida e aplicada na empresa.

No momento, a ferramenta Trello está gerenciando todos os projetos de construção de imóveis. O objetivo principal é que cada responsável pelo andamento do seu setor ou projeto, seja quem irá informar a atual situação no Trello, ou seja, será o responsável em alimentar o Trello com as informações atuais do seu setor.

Dimensional é uma construtora renomada e conhecida em seu mercado, usando essa ferramenta principalmente para visualizar o andamento dos projetos e construções. Pretendem até o final do 1º semestre de 2017 estar com a ferramenta em todos os setores da empresa (não só nos principais), para gerenciar a empresa com qualidade e tempo.

Desta forma, a empresa pode ver seu tempo de trabalho sendo utilizado 100% focado no gerenciamento, melhorando seu potencial, aumentando sua comunicação e engajamento entre os funcionários e aliando a tecnologia aos trabalhos da Dimensional.

¹ALI: o Sebrae criou o Programa Agentes Locais de Inovação (ALI), que, em parceria com o CNPq, tem o objetivo promover a prática continuada de ações de inovação nas empresas de pequeno porte, por meio de orientação proativa, gratuita e personalizada.

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Agente de Inovação - SEBRAE/CNPq

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