Controle quanto tempo resta para suas tarefas
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Controle quanto tempo resta para suas tarefas

Organizar seu tempo de um modo que todas as tarefas do seu dia, da sua semana, do seu mês, fiquem alinhadas e, o principal, sejam executadas conforme o planejado, dá trabalho, mas pode ser executável, na medida em que o agente cria esse hábito em sua vida.

Agora, já pensou em como organizar uma empresa? Papel, caneta e uma boa ideia são importantes para isso, mas uma ferramenta feita exclusivamente para essa performance é melhor ainda.

Essa foi a dificuldade encontrada e solucionada pela empresa Dimensional, situada na cidade de Brusque/SC. A empresa sempre trabalhou pelo meio tradicional, ou seja, planilhas e mais planilhas e documentos impressos. Esse meio sempre foi visto com dificuldades para colaboradores que acham o Excel bem precário e a demora para gerar relatórios a ser entregues também acabava por deixar os clientes insatisfeitos ou os empresários internos irritados.

A empresa ao passar dos tempos começou a pensar que o método usado, por mais que cheio de furos, era o suficiente e que “erros” nesse processo de organização de gestão eram normais.

A Facilidade Surge

Ao aderir o programa ALI¹ (Agentes Locais de Inovação), do Sebrae, a empresa começou a ser incentivada a realizar mudanças internas. O principal desafio, que era passar todos os processos e tarefas para o formato digital, acabou se tornando uma transição facilitada visto que o empresário já estava motivado a fazer mudanças.

A ideia era utilizar uma opção que facilitasse o gerenciamento de projetos, processos e atividades internas da empresa, para otimizar recursos e tempo, a ferramenta encontrada foi o Trello – conhecido por ser uma ferramenta de gerenciamento de projetos em listas, extremamente versátil e que pode ser ajustada de acordo com as necessidades do usuário. Um dos diferenciais do Trello é que ele é muito visual, assim a empresa pode acompanhar o progresso da sua empresa, juntamente com imagens, textos e o responsável do setor em andamento.

A utilização deste software, também trouxe benefícios ao meio ambiente, com a redução de impressão em folhas e tintas utilizadas. Antes de adquirir o Trello, a Dimensional precisava gerar relatórios que informassem sobre trabalho em execução, fazer a impressão e entregar aos requerentes superiores. O que causava uma quantidade considerável de folhas que seriam descartadas futuramente e, principalmente, a perda de tempo que poderiam ser melhor empregadas em outras atividades.

Atualmente, a empresa conseguiu atingir os resultados esperados, quando aplicado em todos os setores, uma economia significativa em recursos organizacionais será alcançada. Os superiores pelos projetos da empresa podem entrar no aplicativo e visualizar pontualmente como está o andamento de cada setor, a confecção de cada projeto e suas respectivas atividades, conseguindo otimizar de maneira geral o resultado de cada ação.

Reconhecendo a Inovação!

A empresa Dimensional recebeu a ideia pela ALI Débora Izidio, que atua e desenvolve esse projeto –o Programa Agentes Locais de Inovação com parcerias do SEBRAE e CNPq, no final de 2016. Com o apoio e motivação do Sr. Emerson, engenheiro e responsável pela atuação do programa ALI, a ferramenta foi desenvolvida e aplicada na empresa.

No momento, a ferramenta Trello está gerenciando todos os projetos de construção de imóveis. O objetivo principal é que cada responsável pelo andamento do seu setor ou projeto, seja quem irá informar a atual situação no Trello, ou seja, será o responsável em alimentar o Trello com as informações atuais do seu setor.

Dimensional é uma construtora renomada e conhecida em seu mercado, usando essa ferramenta principalmente para visualizar o andamento dos projetos e construções. Pretendem até o final do 1º semestre de 2017 estar com a ferramenta em todos os setores da empresa (não só nos principais), para gerenciar a empresa com qualidade e tempo.

Desta forma, a empresa pode ver seu tempo de trabalho sendo utilizado 100% focado no gerenciamento, melhorando seu potencial, aumentando sua comunicação e engajamento entre os funcionários e aliando a tecnologia aos trabalhos da Dimensional.

¹ALI: o Sebrae criou o Programa Agentes Locais de Inovação (ALI), que, em parceria com o CNPq, tem o objetivo promover a prática continuada de ações de inovação nas empresas de pequeno porte, por meio de orientação proativa, gratuita e personalizada.

Déborac Izidio
Déborac Izidio Seguir

Agente de Inovação - SEBRAE/CNPq

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