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10 dicas para organizar as finanças da sua empresa

10 dicas para organizar as finanças da sua empresa

A organização das finanças de sua empresa é um assunto muito importante, seja para sair do buraco ou até mesmo para manter o bom ambiente, por isso, mesmo que tudo esteja indo bem ou se você enfrenta dificuldades, saiba que a boa gestão financeira é uma tarefa importante nos dois casos.

1 - Planejamento

Uma das dicas fundamentais para a boa organização das finanças. É muito importante estar por dentro das contas de sua empresa, desde as despesas até mesmo aquilo que você espera que entre no caixa durante o mês. Com isso, é essencial efetuar um planejamento e estimativa do mínimo que o caixa deve conter para que você obtenha lucro e consiga pagar salários, dívidas e despesas.

Com as informações de saldo disponível e a despesa mensal em geral, você não apenas estará sabendo qual o seu lucro, mas também poderá projetar novos investimentos no seu negócio.

Essa etapa de planejamento requer bastante organização e inteligência. Dessa forma, o acúmulo de muitos papéis e arquivos com anotações em várias pastas devem ser coisas do passado. Busque informatizar a sua empresa o máximo possível. Tenha um banco de dados, faça planilhas no Excel e invista em softwares de planejamento que podem ajudá-lo a manter todas as informações importantes da sua empresa disponíveis de forma eficiente e rápida.

2 - Funcionamento das finanças da sua empresa

Saber como o dinheiro entra e como ele sai é uma das informações mais importantes da sua empresa. Ou seja, entender o seu fluxo de caixa irá render maior facilidade para manter as contas em dia. Por isso, busque registrar todas as suas despesas e gastos diversos. Guardar registros das mais variadas transações é um dos passos para registrar informações referentes a seus gastos. Também é essencial registrar os dados referentes ao dinheiro que entra, pois ajuda no mapeamento das receitas.

Esse mapeamento, bem como das suas despesas em geral, irá ajudá-lo bastante a entender como funciona a sua empresa. Você poderá mapear suas receitas registrando informações como, por exemplo: produtos mais vendidos num determinado período, ou serviço mais requisitado; forma de pagamento mais recorrente dos clientes; taxas descontadas pelo banco ao receber os pagamentos via cartão de crédito; controle diário das suas receitas; saldo do dia; horários de pico onde muitos clientes estão solicitando produtos/mercadorias/serviços; dentre outras informações.

E, quando o assunto são as despesas, será importante registrar informações como: datas; formas de pagamentos disponíveis e possíveis descontos em pagamentos à vista, por exemplo; comprovantes de faturas já efetuadas; possíveis novas despesas num determinado período devido a fatores externos; e possíveis alvos de investimentos em médio prazo e seus custos.

3 - Investimento em pessoas qualificadas

Se você está com um dinheirinho sobrando na sua folha salarial, então uma dica muito boa é a contratação de alguém responsável por fazer um trabalho mais técnico de controle e organização das finanças. Um dos profissionais mais requisitados neste ramo é o contador. Devido à sua formação, esse profissional poderá informar constantemente a situação contábil de sua empresa e os possíveis impactos que o seu negócio irá sentir, sejam eles positivos os negativos.

O contador trará diagnósticos técnicos com muitas informações importantes. Dessa forma, será possível efetuar planejamento a médio e longo prazo, de forma a evoluir o seu negócio de forma responsável e segura.

4 - Distinguir despesas pessoais das contas da empresa

Pré-determinar um valor fixo para a sua remuneração mensal, o chamado pró-labore, é um passo importante na responsabilidade fiscal de sua empresa. Não confundir despesas pessoais com as contas da empresa será fundamental para manter o equilíbrio do caixa. Por isso, determine um valor mensal pró-labore, o seu salário mensal, que deve estar previsto no orçamento financeiro da sua empresa e deve, é claro, estar dentro da realidade dos seus lucros.

5 - Controle de vendas

Estar por dentro dos principais conceitos que envolvem uma empresa é um dos diferenciais de empresários bem-sucedidos. Um dos mais importantes é o conceito de controle de vendas. O domínio desse instrumento permite que você esteja familiarizado com o desempenho da sua empresa quando o assunto são vendas, custo para ofertar os produtos e o lucro sobre uma determinada categoria de produtos ou serviço oferecido.

6 - Livro caixa

Essa ferramenta possibilita um controle diário de todas as entradas e saídas na sua empresa. Sendo um controle diário, sempre permitirá atualizações constantes do desempenho de seu negócio. É por meio desse conceito que você saberá a origem e o destino de cada centavo que entrou ou saiu da sua empresa. O relatório final contém informações relevantes, dentre as quais: o saldo inicial daquele dia; o saldo final; descrição de cada operação realizada no dia em questão; valor dos produtos/mercadorias vendidos ou serviços prestados; formas de pagamento; movimentações financeiras no dia, entre outras informações.

7 - Fluxo de Caixa

Talvez esse seja o conceito mais importante. Trata-se de uma ferramenta de controle financeiro que disponibiliza um mapa de todas as transações envolvendo o dinheiro de sua empresa. O fluxo de caixa detalha todas as despesas a serem pagas durante o mês, bem como tudo aquilo que será recebido. É por meio de tais informações que você poderá estimar o lucro mensal, receita disponível para novos investimentos ou aquisição de bens necessários para melhor ofertar seus serviços e/ou produtos. Todo o planejamento é feito a partir do fluxo de caixa.

8 - Demonstrativo de resultados

Fazer um demonstrativo de resultados e mantê-lo atualizado é muito importante para a organização das finanças de sua empresa. O chamado DRE poderá ser bastante útil, por exemplo, quando você precisar de crédito para fazer investimentos e expandir seus negócios. Será por meio desse documento que você irá demonstrar a evolução de sua empresa e o seu estado financeiro equilibrado.

9 - Orçamento

Definir um orçamento será um dos itens mais importantes no controle financeiro do seu negócio. É através do orçamento que o empresário e a sua equipe farão uma estimativa daquilo que será preciso receber, investir e gastar durante todo o ano para manter em bom funcionamento ou expandir a empresa. É recomendável fazer o orçamento com base nos resultados obtidos no ano anterior, que estarão devidamente registrados no seu software de gestão.

10 - Entendendo o custo dos seus produtos ou serviços

Saber o custo de oferecer um produto ou um serviço bem como todas as despesas da sua empresa é uma informação preciosa na manutenção do controle financeiro da instituição. Entender a diferença entre custo fixo e custo variável é o primeiro passo. O custo fixo é aquele dinheiro que você terá que gastar mensalmente, mesmo sem levar em consideração a quantidade de produtos vendidos ou serviços prestados. Ou seja, são despesas com as quais você terá que arcar mesmo que a empresa não esteja em operação. Exemplos de custos fixos: aluguel do imóvel onde funciona a sua empresa; contas de luz, água, telefonia fixa e internet e folha salarial mensal.

Por outro lado, o custo variável está diretamente ligado à quantidade de produtos ofertados pela empresa ou quantidade de serviços prestados. A matéria-prima será fundamental nesse cálculo. Se você trabalha com a fabricação de móveis rústicos fabricados a partir de madeira, por exemplo, então a quantidade de madeira adquirida num determinado mês será um custo variável se você condicionar a compra dessa matéria-prima ao número de pedidos para aquele determinado mês. Se os seus funcionários ganham comissões a partir de cada venda efetuada, então essa renda também é um custo variável.

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