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A gestão eficaz do tempo

A gestão eficaz do tempo

Dando continuidade ao exercício de procurar unir a vivência em gestão de projetos e a produção musical que iniciei em meu post anterior, te convido a refletir sobre um tema de alta importância: a gestão eficaz do tempo.

Imaginemos uma linha do tempo, que começa no presente e termina daqui a “x” anos (este tempo futuro é você quem define ok?). Para começarmos, acho ser pertinente partirmos para o “final”: aonde gostaríamos de estar, ou o que gostaríamos de ser ou fazer ao final da linha do tempo? Para conseguir responder a esta pergunta fatalmente faremos uma reflexão estratégica a respeito do longo prazo, nos levando a visualizar, seja como indivíduos ou como empresa, aonde queremos chegar. A este alvo que visualizamos nós vamos denominar “carreira”.

Continuando, ou melhor, “voltando” na linha do tempo, agora é hora de se perguntar “o que farei para alcançar este alvo”? As várias respostas motivadas por esta pergunta serão os passos para chegarmos aonde queremos chegar. A estes passos chamaremos de “projetos”.

Finalmente, ou melhor, agora olhando para o inicio da linha do tempo, a pergunta pertinente seria “como concluir cada projeto de forma bem-sucedida”? Afinal, a solidez de uma carreira vem de projetos bem concluídos: Entregam o valor esperado, no prazo e com custo muito próximos do planejado. Eu acredito que uma das chaves mais importantes para isto é ser eficaz na gestão da energia e da atenção investidas no tempo de execução de cada projeto.

Sejamos práticos: A construção de uma carreira acontece através da realização de projetos que nos motivem e sejam pertinentes: passos calculados de uma trajetória, que para acontecerem precisam de tarefas sendo cumpridas em pautas mensais, semanais ou diárias – dependendo da tua realidade. Precisamos plantar hoje, para colher uma carreira sólida e consolidada no futuro, uma rotina diária produtiva.

A minha sugestão começa por anotar as atividades a serem realizadas. Depois, classifique cada tarefa como “urgentes”, “importantes” e “outras”. Entendemos “urgentes” como tarefas que precisam ser realizadas com alta prioridade, ou imediatamente. “Importantes” são as demais tarefas que nos ajudarão também a concluirmos o projeto com êxito, mas que podem esperar pela conclusão das “urgentes”. E quanto às “outras”, não se engane: elas merecem também análise cuidadosa. Afinal, se elas apenas consumirem atenção e energia e não tem potencial para a conclusão bem sucedida do projeto, elas são distração, apague-as sem dó.

Por fim, a produtividade pode ser turbinada ao se agrupar certas tarefas. Por exemplo, (adapte conforme a tua realidade ou projeto): em um período do dia ou dia da semana, realizo as tarefas típicas de escritório: responder e-mails, analisar contratos, prospectar oportunidades, produzir um post (he he). No período seguinte (ou outro dia), realizo as tarefas não típicas de escritório: reuniões, ensaios, sessões em estúdio, visitas. E finalmente algo que não deveria faltar em nenhum planejamento de agenda: espaço para imprevistos, família e descanso.

Concluindo esta reflexão, o grande desafio proposto é a busca pelo equilíbrio: Ao realizar tarefa por tarefa, buscando fazer de cada projeto um tijolo relevante na construção da carreira, busque sempre vencer preparando-se para a realidade de ocasionalmente perder. Em um exercício de lições aprendidas, avaliemos o que saiu de errado e melhoremos o que deu certo. Tudo isso poderá nos proporcionar ideias melhores com potencial para se tornarem projetos melhores. E ficarei feliz em saber se, com esta reflexão e conselhos, você conseguiu ser mais eficaz na gestão do seu tempo. Até breve!

Clube Sebrae
Rodrigo Dias Vieira
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Produtor Musical - Jorim Musical

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