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As ferramentas essenciais para organizar as finanças do seu negócio

As ferramentas essenciais para organizar as finanças do seu negócio

O que está te tirando o sono?

Não importa se você é organizado na sua vida, com suas coisas, mas organizar as finanças da sua empresa vai garantir o seu sono e a continuidade da sua empresa. 

Antes de começar, deixa eu te contar um erro básico que tira o meu sono:

Clareza

Ter clareza dos números do negócio é fundamental para uma boa tomada de decisão.

Apesar de uma frase um tanto óbvia, na prática a maioria dos empresários não tem esta clareza no seu dia a dia.

Perguntas como:

  • Meu faturamento está dentro da minha meta?
  • Qual minha margem de contribuição?
  • Qual meu ponto de equilíbrio?
  • Quais as 3 despesas que mais impactam meu fluxo de caixa?
  • Quais produtos me geram as melhores margens?

São números que deveriam estar ao alcance de poucos cliques, mas que muitos empresários não tem a menor ciência.

Logo, todas as decisões que poderiam ser tomadas com base no feeling e nos números, viram decisões apenas de feeling (de bom senso).

Que tipo de decisão você acredita ter mais chances de dar mais certo?

Aqui vou falar sobre 3 ferramentas que você PRECISA ter em seu negócio. Na prática você vai precisar mais do que isso, mas estas 3 já lhe darão um nível de informações muito bom.

#1 Controle Financeiro

A primeira ferramenta é o Controle Financeiro.

O objetivo é registrar todas as movimentações financeiras. Tudo que entra e tudo o que sai deve ser contabilizado, assim como as previsões de recebimentos e pagamentos também (contas a pagar e receber).

Três requisitos devem ser respeitados dentro do Controle Financeiro:

Prático e rápido

Uma boa ferramenta tem que trazer praticidade pro dia a dia, seja um software ou planilha. Se a forma de realizar o controle gera trabalho demais ou pior ainda, se gera retrabalhos,  talvez seja o momento de repensar seu controle.

Automatizado

Aqui os softwares, em tese, saem na frente das planilhas mais simples.

Os relatórios de fluxo de caixa e gráficos devem aparecer automaticamente. Ou seja, se você lançou uma despesa na ferramenta, automaticamente esta informação deve aparecer nos respectivos relatórios.

Este tipo de automatização no Excel é completamente possível, inclusive as planilhas com que a 4blue aqui trabalha fazem isso.

Bons Relatórios

O controle pelo controle não é muito útil. O controle financeiro deve gerar clareza dos números. Logo, bons relatórios são essenciais.

A ferramenta de controle financeiro deve gerar relatórios que te ajudem na tomada de decisão: fluxo de caixa realizado, fluxo de caixa previsto, gráficos, etc.

Geralmente é neste quesito que a maioria das planilhas e softwares pecam muito.

O grande problema dos Softwares Financeiros

Eu, Renan (e toda equipe da 4blue) temos uma grande crítica aos softwares financeiros:

Eles atendem muito bem os requisitos de praticidade e automatização.

Porém, seus relatórios em geral, são muito fracos.

Muitos não apresentam um relatório de fluxo de caixa e os que apresentam, geralmente são apenas um amontoado de receitas e despesas.

Indicadores financeiros importantes, como Margem de Contribuição, Lucro Operacional e Ponto de Equilíbrio raramente são apresentados dentro das ferramentas.

Neste post aqui você pode entender melhor o que consideramos como a estrutura perfeita de um relatório de fluxo de caixa.

É justamente por esta falha que nós não temos a convicção de indicar nenhum software de mercado, pois todos acabam cometendo esta mesma falha.

 

#2 Controle de Vendas

O segundo controle essencial é o controle de vendas.

Este pode até se parecer com o anterior, mas eles são bem diferentes e andam em paralelo.

O controle financeiro irá, além dos gastos, controle as entradas efetivas de dinheiro. Ou seja, não importa quando a venda aconteceu, mas sim quando o dinheiro entrou.

O controle de vendas mensura justamente sua venda. Independente de quando você recebeu, ou mesmo se recebeu tudo, o interesse aqui é olhar as vendas.

  • Quanto foi vendido?
  • Quais os principais produtos / serviços vendidos?
  • De onde vieram os clientes?
  • Qual o preço médio de venda?

 

Alguns softwares vão ter tanto o controle de vendas quanto o controle financeiro. Em alguns casos será necessário usar ferramentas diferentes.

#3 Precificação

Esta ferramenta é menos comum, mas não menos importante.

Um dos fatores que tem o maior potencial de destruir a lucratividade de um negócio é praticar o preço errado.

Não é incomum chegar até mim empresários que estão vendendo muito, trabalhando muito, crescendo muito e ainda assim não veem a cor do dinheiro. Nesses casos, há uma boa probabilidade de o preço praticado estar abaixo do ideal.

  • Qual o preço ideal de cada produto / serviço?
  • Qual o preço da minha hora de trabalho (no caso de serviços)
  • Quais produtos / serviços estão me gerando boas margens
  • Quais produtos / serviços estão com margens ruins?

Uma ferramenta de formação de preço irá ajudar nestas análises.

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Controle financeiro, Controle de vendas e Precificação.

Estas são as 3 ferramentas essenciais para qualquer empreendedor que esteja buscando organizar suas finanças.

Não são as únicas, mas já irão ajudar a ter uma visão muito mais clara dos seus números. Não tente abraçar o mundo.

Uma visão mais clara significa melhores decisões. Melhores decisões significam mais lucros.

Deixe aqui nos comentários o que você achou desse conteúdo ou assuntos em finanças que você gostaria que eu abordasse nos próximos conteúdos. 

Grande abraço!

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