Estoque, mais difícil que ter é manter!
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Estoque, mais difícil que ter é manter!

Quando falamos sobre a execução de um inventário no estoque das empresas, normalmente lembramos do final de ano, com todo o estoque sendo contado e recontado para acertar os saldos no sistema.

Porém esquecemos que ter o saldo no dia da finalização do inventário até que é simples, tirando o trabalho de paralisar "toda" a operação da empresa, recebimento de mercadorias, movimentação de ordens de produção (que é recomendado para evitar falhas nas contagens) e inclusive o faturamento.

Agora, difícil mesmo é manter este numero correto (atualizado) no dia a dia das operações das empresas. Com o grande volume de emissões de notas fiscais de saída, inúmeros lançamentos de notas fiscais de entrada e ainda a considerável movimentação de materiais entre estoques intermediários e finais, através dos processos produtivos ou ainda tombamentos verticais de estoques.

Para que se tenha êxito em manter o saldo físico alinhado ao sistêmico, toda esta operação deve estar mapeada e integrada com as movimentações de saldos de estoque, além das pessoas envolvidas nos processos estarem devidamente treinadas quando aos procedimentos físicos e sistêmicos a serem seguidos. É desta forma que conseguimos garantir que a acuracidade dos estoques se mantenham atualizados, evitando assim a necessidade de realização do procedimento de inventário fora da época exigida pela área de contabilidade e automaticamente reduzindo o custo com a operação.

O mapeamento destes processos deve ocorrer desde as entradas de mercadorias provenientes de fornecedores ou do próprio processo produtivo, com regras claras de recebimento, validação, apontamento sistêmico e armazenagem. Também devem ser definidos os processos de organização de almoxarifados e estoques, quanto a classificação ABC dos produtos, identificação unitária ou agrupada e endereçamento quanto à circulação mais ou menos constante de cada material. Por fim, mapeamos as regras de saídas de materiais por expedição aos clientes, retira de estoque para consumo interno ou reposição nas linhas de produção, no caso de estoques intermediários.

Uma vez que este mapeamento seja realizado e os fluxos de contingência estejam devidamente definidos, entramos na fase de instrução, capacitação e/ou treinamento dos envolvidos nestas rotinas, para que as pessoas do processo, saibam exatamente como agir e interagir, tanto em atividades repetitivas quando em situação de adversidade.

Para finalizar, se faz necessário o desenvolvimento de indicadores de performance para os processos e por funcionário, para garantir a eficiência constante do setor e ainda que estas definições não se percam com o passar do tempo ou até mesmo com substituição das pessoas envolvidas no processo.

Abraço e boa sorte!

Jameson Emanoel Moreira

Professor na FGV/Grupo ISAE e

Consultor BPM na Velg Assessoria Empresarial.

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Professor/Consultor - FGV / Velg

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