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Feedback relevante: o segredo dos times de sucesso

Feedback relevante: o segredo dos times de sucesso

Sabe aquele colaborador exemplar, assíduo, proativo, eficiente e que está ali pronto para o que der e vier? Ele vai pedir demissão. E sabe o que falta? Feedback. Falta você chamá-lo para uma conversa e dizer que o trabalho dele é bom, que a empresa está orgulhosa com seu desempenho, que ele é um excelente funcionário. Também não é só elogio. Falta solicitar que ele se esforce mais aqui ou lá. Que ele desenvolva outras competências e foque na produtividade.

Mas, afinal, o que é Feedback?

É a maneira pela qual um indivíduo consegue dar retorno adequado para outra pessoa - sobre algum fato, informação ou desempenho ocorridos. Se bem utilizado, permitirá que um superior se comunique de maneira adequada e, assim, incentive o desenvolvimento profissional de seus subordinados, contribuindo com o aumento da motivação e produtividade.

O uso adequado do Feedback é considerado um dos requisitos para o desenvolvimento de equipes de alto desempenho, na medida em que contribui com o autoconhecimento e permite o tratamento adequado de fatos e conflitos. Entretanto, essa ferramenta que deveria ser utilizada de forma adequada, acaba trazendo mais problemas que soluções, pois, na maioria das vezes, é realizada de maneira equivocada.

O Feedback causa medo nos dois lados: de um lado, quem faz teme não ser compreendido em seus comentários. Do outro – quem irá receber, fica aflito, esperando o pior ou cria uma expectativa, muitas vezes frustrante.Não é fácil dar um Feedback para uma equipe e, muitas vezes, os comentários resultam apenas no apontamento de falhas, decepcionando os colaboradores. Não saber fazer comentários relevantes, pode resultar em desmotivação e, até mesmo, em demissão por parte do funcionário.

Não saber receber o Feedback também é difícil. Para um líder, não basta apenas falar, é necessário saber ouvir. E ouvir, muitas vezes, críticas a seu respeito. O colaborador também precisa dar seu Feedback em relação à liderança. É importante para os líderes receberem Feedback, assim conseguem direcionar sua liderança e motivar os colaboradores.

E todos tem necessidade de receber Feedback. Os subordinados com melhor desempenho anseiam pelo reconhecimento. E aqueles com desempenho abaixo da média, precisam receber esta informação de uma forma adequada, capaz de lhe estimular na melhoria de tais resultados. O mesmo princípio se aplica aos líderes.

A importância do Feedback é tamanha que, até mesmo em ferramentas já antigas, como a Janela de Johari, a capacidade de seu recebimento é um dos quadrantes envolvidos e que atestam a capacidade de desenvolvimento e relacionamento humano de um indivíduo:

De acordo com a forma como for aplicado, o Feedback poderá apresentar diferentes reações ou resultados entre os envolvidos, positivos ou negativos. Se pensarmos no relacionamento existente antes do ato do Feedback,este poderá ser considerado “Bom” quando temos facilidade no convívio e para dar feedback para uma pessoa, e será considerado um “mau” relacionamento quando houver maior dificuldade no convívio ou no Feedback em si. No outro vetor temos a forma como o Feedback pode ser dado, correto ou incorreto, de acordo com o respeito ou não às suas regras.

Veja o quadro resultante, e que representa a relação após o Feedback em cada uma das situações:

O problema todo é que não somos “treinados” para dar nem para receber Feedback. Por isto devemos estudar o assunto e nos desenvolver nessa arte vital ao ser humano.

Você sabe como dar um Feedback de forma adequada?

Criticar é uma arte que nem todos sabem como fazer. É preciso tato para apontar os erros dos outros e indicar uma mudança de comportamento. Quando essa “crítica” é realizada de maneira errada, a relação entre chefe e colaborador vira uma tempestade. E não deveria! O Feedback é uma ferramenta que visa auxiliar a estreitar essa relação, eliminando atitudes errôneas e abrindo caminho para o crescimento profissional. É com os erros que se aprende!

Muitas vezes a crítica é feita para apontar os erros, humilhar, serve como agente desmotivador porque quem critica, faz isso de maneira equivocada. Grosseria, rispidez, nervosismo não devem fazer parte do Feedback. Criticar é apontar o erro de maneira a, também, apontar soluções. Mostrar o que o outro fez que implicou no erro daquele trabalho, mas de maneira leve.

Determinada tarefa não ter tido o resultado esperado não precisa ser motivo de reclamação, basta que se proporcione um Feedback adequado, com uma conversa franca e motivadora. O objetivo do Feedback não é expor o funcionário, muito menos dar broncas ou submeter a equipe a discussão. Simplesmente é direcionar um membro ou a equipe para desempenhar melhor a função e evitar erros. O intuito é motivar.

Veja algumas dicas sobre como fazer um bom Feedback e tornar a equipe mais motivada e produtiva.

1 –Prepare-se

É preciso planejar o que vai falar. Reuniões precisam ser produtivas e, se você convoca a equipe ou um colaborador para uma conversa é preciso ter em mente que o trabalho está parado naquele momento, ou seja, ninguém está produzindo nada. Dessa forma, se a reunião for daquelas “enrolation”, todo mundo perdeu tempo! Planeje o tempo, o conteúdo, a forma que irá abordar o assunto.

Vá direto ao ponto e aponte o que está bom, o que precisa ser melhorado e o que deve ser desenvolvido. O Feedback é um retorno e você terá o seu também. Então, cuidado com as palavras!

Para que o efeito do Feedback seja positivo, é necessário que seja planejado num bom momento, e adequado a quem vai receber. Em alguns casos, recomenda-se que antes do Feedback seja perguntado se o interlocutor está se sentindo bem naquele momento. O bom Feedback deve ser adequado ao outro.

Normalmente não é adequado fazer Feedback bilateral ao mesmo tempo. Isto exige uma maturidade muito grande da equipe. Mas o Feedback deve ser mútuo para viabilizar o desenvolvimento de ambos e a ampliação da comunicação. Por isto, quem o dá deve estar preparado e até incentivar o recebimento. Então, ao fazer o planejamento, é possível estabelecer momentos para cada um dos envolvidos dar seu Feedback.

2 – Seja descritivo e específico

Descreva o que a pessoa fez, quais suas consequências e como você se sentiu. Ao descrever o fato, não julgue, condene ou rotule seu interlocutor. Permita que ele se ponha no seu lugar.

Seja específico, tratando um assunto por vez, o que é muito mais fácil do que tentar resolver numa única vez inúmeros fatos ocorridos em diversas situações. Seja constante e impeça o acúmulo de problemas e sentimentos negativos.

3 - Utilize um local adequado

Feedback positivo, reconhecimento e premiação podem e devem ser realizados publicamente, garantindo que o mérito em questão e seu reconhecimento sejam notórios.

Mas não dá para fazer um bom Feedback negativo no meio da fábrica ou no corredor, em frente a outras pessoas. Não importa se vai conversar com a equipe ou apenas com um funcionário, use uma sala adequada em que todos estejam à vontade e que ninguém interfira ou, em alguns casos, saia divulgando o assunto, na popularmente conhecida “rádio-peão”. A situação fica bastante desagradável para quem está envolvido.

4 – Faça o Feedback no tempo adequado

O Feedback deve ser temporal, ou seja, jamais realizado “no calor do momento” ou pior, da discussão. Pode requerer um tempo para que ambos os participantes estejam se sentindo melhor. Mas jamais pode ser feito sobre fatos que já ocorreram há muito tempo, o que poderá atrapalhar a lembrança de detalhes daquela ocasião.

Muitas vezes essas reuniões acontecem apenas uma vez por ano e são motivo de pânico. Dor de estômago geral. Imagine se tivesse que realizar o tal do Feedback todo mês? O Feedback deve ser natural, uma ferramente com qualquer outra, que precisa ser melhor utilizada por todos!

O ideal seria usar essa ferramenta de comunicação sempre que possível e, não somente quando há necessidade de avaliação de desempenho. Ora. Uma vez que a empresa deseja reter os talentos para aumentar a produtividade, a motivação não depende só do colaborador. Encontrar gente capacitada, com habilidades diferenciadas é uma tarefa quase impossível. Dessa forma, um bom Feedback no momento certo pode resultar numa equipe campeã. Além disso, incentivar o colaborador faz com que ele se sinta qualificado em desempenhar bem a sua função e, acima de tudo, valorizado por ser capaz!

5 - Evite ruídos de comunicação

Ao iniciar a conversa observe o comportamento de quem está com você. A expressão de quem está recebendo o Feedback é o termômetro para o resultado positivo ou negativo. Dessa forma, inicie o diálogo com a parte boa, sempre! É importante ressaltar o que se está fazendo de bom e aumentando a produtividade. Quando chegar na parte chata, o clima já estará menos tenso. E você poderá apontar as atitudes erradas e, de forma, leve, o que deve ser melhorado. Assim, ninguém se sente julgado, afinal, o Feedback é uma ferramenta que deve ser utilizada para dar um “up” na produtividade, não o contrário.

6–Seja objetivo

Tem gente que "fala, fala, fala" e não diz nada. Evite rodeios. Ser direto é uma qualidade que muitas pessoas não têm, infelizmente. Mas precisavam ter. Em seu planejamento, faça uma lista com tudo o que precisa conversar. Avalie o que vale a pena ser tratado em uma reunião, priorizando os assuntos e deixando os menos urgentes para outra ocaisão.

Se perceber que o colaborador está com dúvidas, volte e pergunte. Se necessário, explique novamente. Muitas vezes não nos fazemos entender. E aí começam os rodeios, a pessoa enrola para falar e dar o recado. Para nós é claro, mas para quem está recebendo o Feedback pode não ser. Essa enrolação, muitas vezes, acontece por medo da reação do outro! Por isso, planeje antes de falar. Coloque-se no lugar de quem vai escutar e pense: "será que eu gostaria de ouvir dessa forma"? Se, para você não soar bem, mude o tom, as palavras, a forma de comunicar.

Dessa forma, seja sucinto. Fale exatamente o que precisa falar, sem florear. Sabe a expressão “seja curto e grosso”? Pois então, não use de grosseria, mas encurte o diálogo. A ideia é apontar soluções. Problemas encontramos aos montes e criticar é muito simples. Entretanto, quem se habilita a melhorar a situação e encontrar uma solução?

7 – Não sinta dificuldade em elogiar

Estudos publicados pelo Prof. Khouri indicam que até os sete anos de idade somos bombardeados com mais de 7.000 vezes a palavra não, enquanto que, no mesmo período, recebemos apenas 100 vezes a palavra parabéns. Pela necessidade de educar e garantir segurança, sem querer, deixamos de ser treinados a dar e receber Feedback – que, muitas vezes, é mal visto, algo negativo, ruim.

Elogiar é tão fácil quanto criticar. Elogie! O Feedback precisa ser entendido como uma via de mão dupla. Não basta utilizar essa ferramenta tão poderosa apenas para criticar. As empresas precisam aprender a usá-la também de modo a motivar, estimular e incentivar a equipe a aumentar a produtividade. Esse retorno deve apontar os pontos a serem melhorados e, também, aumentar a autoestima e a autoconfiança do colaborador.

Na maioria das empresas os elogios são muito poucos ou quase nem aparecem. As pessoas têm medo da concorrência, parece que se elogiar o outro vai tomar o seu lugar porque é melhor naquela função. Isso é mito! Nós temos que nos acostumar a elogiar, dizer que foi legal, que contribuiu, que a atitude foi bacana, enfim, que a pessoa fez, que a equipe foi eficaz. Isso tudo se transforma em estímulo para melhorar cada vez mais!

Em alguns casos, os superiores evitam elogios com “medo” de que o subordinado não saiba lidar bem com isto, que se sinta demasiado importante, que se sinta superior aos outros. Tal raciocínio ignora que faz parte do autodesenvolvimento aprender a lidar tanto com o sucesso como com o fracasso.

Como Receber Feedback?

Tão importante quanto conseguir falar adequadamente aos outros o que sentimos em relação ao que eles fazem, é conseguir receber e até incentivar as pessoas a nos dar Feedback.

Devemos encarar a iniciativa de outros nos darem Feedback como um ato de amor, uma ação de carinho. Afinal, somente aquelas pessoas realmente interessadas em nosso bem e desenvolvimento pessoal terão coragem em nos apontar erros que muitas vezes cometemos sem saber.

Até mesmo no dicionário há uma importante diferença conceitual e que muitas vezes ignoramos. Falar PARA alguém sobre o seu comportamento ou desempenho é fazer Feedback. Falar SOBRE o comportamento ou desempenho de alguém para terceiros, na maior parte dos casos, é a temida “fofoca”, terrível em muitas organizações justamente pela inexistência ou prática do Feedback.

É por estes motivos, que enquanto moramos com nossos pais, eles são justamente os que mais nos dão Feedback. Depois, quando estabelecemos família, será comum que o cônjuge, pais e filhos, sejam os que mais se dão Feedback. Verdadeiramente preocupados bom o bem dos outros.

Especialistas como Paulo Gaudêncio dizem que “o Feedback é a principal ferramenta para a descoberta de nossos pontos de melhoria, para o desenvolvimento humano”. Por isto, preste atenção também às regras para receber corretamente o Feedback:

  1. Certifique-se de que você está num momento adequado para receber o Feedback. Caso não se sinta bem, tente negociar outro momento para tal fim;
  2. Ao receber o Feedback, olhe nos olhos e demonstre atenção: o contato visual é um sinal de respeito, transmite honestidade e permite aos interlocutores entenderem um pouco mais sobre o sentimento dos outros. Por isto olhe nos olhos, preste total atenção à pessoa que está lhe dando o Feedback;
  3. Tome muito cuidado com a expressão corporal. Não faça caretas, sobretudo de contrariedade ou negação. Evite cruzar os braços, balançar as pernas ou as mãos ou qualquer outra ação cuja aparência possa transparecer algo negativo. Ao contrário, quando concordar com o que está recebendo, acione a cabeça positivamente e demonstre sua aprovação;
  4. Não questione jamais quem lhe dá feedback, no momento em que isto está ocorrendo. Primeiro absorva o que a pessoa quis dizer, o que sentiu, qual sua intenção. Depois se necessário, a procure em outro momento para demonstrar contrariedade em relação ao que lhe foi relatado. Mas jamais na hora de receber o Feedback;
  5. Após ouvir e se certificar de que o interlocutor já lhe falou tudo o que desejava, estimule-o com questões relevantes, que lhe ajudem em sua compreensão, tais como exemplos, esclarecimento de dúvidas
  6. Demonstre que entendeu o Feedback. Mesmo que não concorde, naquele momento deixe claro que o entendeu, ao menos como ponto de vista de seu interlocutor;
  7. Agradeça a iniciativa de quem lhe deu o Feedback. Deixe claro que entendeu que o objetivo é positivo, que isto irá ajudar no relacionamento e desenvolvimento mútuos. Abra as portas para novas conversas.

Como o Feedback relevante pode aumentar a performance de um colaborador ou de uma equipe?

O Feedback é, realmente, uma faca de dois gumes! Tanto que, em algumas empresas, ele não é periódico. E, em alguns momentos é evitado, ao máximo, infelizmente. As pessoas têm medo do resultado do Feedback por não saberem fazê-lo. Acham que ele serve apenas como crítica, como forma de apontar erros, maneira de criar desentendimentos e perder funcionários. Mas ele é uma ferramenta do bem, se usado corretamente. E essa ferramenta contribui muito para o aumento da produtividade.

“Acordei inspirado, hoje vou falar tudo o que eu tenho vontade! Vou dizer umas verdades para um, vou dizer que o outro não serve para aquela função, vou botar pra quebrar!” Não. Feedback não é isso! Isso é falta de educação, falta de respeito e falta de profissionalismo! Quem quer ter um chefe assim? Ninguém. Por mais que se precise do emprego, ninguém gosta de ser humilhado, ter seus erros apontados em frente a todos ou receber apenas críticas.

Não basta chamar a equipe ou o colaborador e fazer chover tudo de errado que foi realizado. É preciso estar disposto também a escutar. E, muitas vezes, ouvir aquilo que não gostamos, mas que precisamos mudar, nesta ou naquela atitude. É necessário estar disposto a trocar ideias, manter um diálogo saudável. No Feedback é importante saber que, quando fazemos o retorno, recebemos também. Não é só o chefe que fala. Uma hora a equipe também vai dar o seu recado. É melhor estar preparado!

Sendo assim, não transforme a reunião do Feedback em um campo de batalhas. Vá preparado, com informações precisas e reais. Se a produtividade caiu, não disfarce. Se o desempenho aumentou, elogie! Grandes líderes incentivam e mantêm bons colaboradores ao seu lado.

Reuniões periódicas, vapt-vupt e, até mesmo, Feedbacks informais, são uma prática excelente para aumentar a autoconfiança de seus colaboradores. É uma forma de reunir a equipe e informar como estão se saindo, além disso, a equipe também tem a liberdade de contribuir para que a liderança fique mais fluida. A comunicação se torna mais eficaz, evitando assim, ruídos como fofocas, reclamações, desmotivação e outras atitudes que em nada agregam, apenas estragam o ambiente.

Muitas vezes, nem precisa agendar uma reunião. Só o fato de você passar e conversar, informalmente, com o colaborador ou a equipe já ajuda naquele momento. E, nessa hora, vale aquele elogio, do tipo: e aí, equipe, que beleza, todos trabalhando bem. Subimos no ranking. Aquele material foi entregue! Ah, foram elogiados pelo cliente, hein! Isso tudo faz parte da motivação. Todos fizeram por merecer. Mas se tiver que puxar a orelha, lamento. Terá que ser em outro lugar!

Em relação às avaliações, se achar viável, além do Feedback para a equipe, chame cada um dos colaboradores. Essa atitude melhora a autoestima do funcionário que, ao ser avaliado - em particular e não em frente à equipe, de forma discreta e educada, se sentirá menos tenso e mais colaborativo com a devolução do Feedback. Ou seja, a falha será apontada, mas direcionando-a para a solução do problema, sem repassar a informação para todos.

Nunca chame a atenção do colaborador na frente dos outros. Procure fazer isso de um jeito que nem ele perceba que está tendo a orelha puxada. Falhas são comuns e o Feedback está aí para melhorar o desempenho da empresa. Também como forma de estreitar o relacionamento entre chefe e colaborador e, assim, evitar que a comunicação se torne um empecilho para o aumento da produtividade.

Se você realmente está preparado e deseja mudar de verdade, evoluir, se desenvolver, não fique apenas esperando que os outros lhe falem o que pensam e sentem a seu respeito ou sobre o que você faz. Dê Feedback e estimule os outros a lhe dar!

Quantos Feedbacks você já fez ao longo da sua carreira? Qual o resultado? Comente aqui no post.

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