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Nota fiscal eletrônica e DANFE: saiba mais sobre a diferença

Nota fiscal eletrônica e DANFE: saiba mais sobre a diferença

É muito comum que os leigos confundam entre si os termos NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) e DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Entretanto, diferentemente do que possa parecer em um primeiro momento, esses são documentos diversos entre si e que possuem suas particularidades.

A Nota Fiscal é a mais conhecida. Todos nós lidamos com várias delas diariamente, seja enquanto consumidores, seja como empresários. Obrigatória, a Nota Fiscal deve ser emitida sempre que ocorrer uma venda, independente de estar relacionada a um produto ou à prestação de um serviço, trazendo informações específicas sobre eles.

A não emissão da Nota Fiscal implica em sonegação fiscal, pois a NF trata-se de um recibo, que documenta a transação comercial ocorrida e é utilizado para o recolhimento dos impostos devidos, em especial, os famigerados ISSQN – Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza, ICMS – Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, IPI - Imposto Sobre Produtos Industrializados, dentre outros.

Criada em um contexto de modernização e inovação tecnológica, a chamada NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) foi implantada pelo Governo Federal em 2007, e faz parte do SPED: Sistema Público de Escrituração Digital. A NF-e só existe em formato digital e é emitida e armazenada eletronicamente.

Substituindo o papel pelo modelo digital, sua criação deve-se principalmente à busca por vantagens relacionadas à diminuição da sonegação fiscal, a partir de um melhor controle e de processos mais transparentes. Além disso, a implantação da NF-e reflete na redução de custos relacionados à impressão e transporte de papel, com a documentação fiscal passando a transitar eletronicamente.

DANFE: o que é, como funciona e como gerar?

O DANFE, como o próprio nome diz, é um Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, sendo uma representação gráfica, impressa e simplificada da mesma. Assim sendo, torna-se de suma importância a compreensão de que o DANFE não é e não substitui a Nota Fiscal Eletrônica, apenas a representa de forma simplificada e permite acesso aos seus dados completos, não tendo a mesma validade jurídica ou fiscal da Nota.

Juntamente com as informações principais da NF-e, o DANFE traz uma chave numérica com 44 caracteres (e obrigatoriamente um código de barras bidimensional que facilite sua leitura), sendo esta chave utilizada para acesso à versão digital completa da Nota a que se refere. Desta forma os usuários podem comprovar a real existência desta NF através de uma rápida consulta à RFB – Receita Federal do Brasil ou às SEFAZ - Secretarias de Fazenda Estaduais, via internet.

Os padrões técnicos para elaboração do DANFE seguindo o padrão correto estão especificados no Portal da Nota Fiscal Eletrônica / Manual de Orientação do Contribuinte, alocado no site da Fazenda Nacional: http://www.nfe.fazenda.gov.br/ .

As informações básicas que o DANFE deve conter são: a chave de acesso à Nota Fiscal e seu respectivo código de barras; a correta identificação da empresa emissora; o número total de folhas e o número de ordem de cada folha; o número e a série; e o tipo de operação, especificando se o DANFE está atrelado a uma nota de entrada ou de saída. Emite-se apenas um DANFE para cada Nota Fiscal, ou seja, se em uma mesma nota houverem vários produtos listados, o DANFE poderá ser impresso em várias folhas.

Entre as especificações de impressão, temos que o DANFE deve ser impresso em papel com tamanho mínimo 210 x 297 mm (padrão A4) e tamanho máximo 203 mm x 330mm (padrão ofício), não podendo ser utilizado papel jornal. Exceção ocorre nos casos em que a transação comercial dá-se fora do estabelecimento, quando então o DANFE denomina-se DANFE Simplificado e possui tamanho inferior ao padrão A4.

Em geral, o DANFE deve ser impresso anteriormente à circulação de mercadorias, de forma a acompanhar seu deslocamento desde o vendedor até o destinatário. É utilizado para auxiliar na fiscalização da operação, provendo o usuário interessado (em especial o Fisco) com informações a respeito do emitente, do destinatário, valores, data e horário de saída das mercadorias, placa do veículo utilizado e transportadora responsável, bem como permitindo a verificação do correto recolhimento de impostos.

Acaso o emissor não disponha de todas estas informações, elas não constarão da NF-e e nem do DANFE, considerando-se a data de emissão da NF-e como a data de saída da mercadoria. O DANFE também é utilizado para obtenção da assinatura do destinatário, comprovando assim a prestação dos serviços ou a entrega das mercadorias a que se refere. Da mesma forma, quando ocorre de o destinatário não ser contribuinte credenciado para emissão da NF-e, o DANFE facilita a correta escrituração das operações em questão.

Para gerar a DANFE, utilizam-se sistemas online, para posterior impressão; ou seja, o DANFE Online nada mais é que a versão pré-impressa do DANFE, sendo apenas o seu gerador. É crucial que as informações constantes na NF-e e no DANFE sejam idênticas, portanto para evitar a ocorrência de erros recomenda-se a impressão do DANFE pelo mesmo sistema gerador da NF-e.

A geração do DANFe é bastante simples e prática: acessando-se o programa gerador do DANFE, é necessário informar a chave de acesso à NF-e ou então enviar informações em formato XML; a partir desses dados o programa irá gerar e disponibilizar o DANFE em formato PDF, para possibilitar sua impressão.

Entretanto, por não ter validade jurídica, o documento DANFE após impresso não precisa obrigatoriamente ser armazenado, embora muitos empresários optem por guardar o arquivo em formato PDF para o caso de perda do DANFE original e necessidade de sua reimpressão.

Porém, é de suma importância que tanto o emissor quanto o destinatário armazenem por no mínimo cinco anos o arquivo XML da Nota Fiscal, de acordo com o prazo atual estabelecido pela legislação fiscal e tributária. Este armazenamento garante que possam ser comprovadas as transações comerciais incorridas, em caso de fiscalização tributária.

O DANFE demonstra a legalidade dos serviços prestados e do processo de compra e venda de produtos, facilitando o acesso à informação por meio de um processo bastante transparente e, com a utilização do mesmo programa para geração da NF-e e do DANFE online temos também a redução dos erros de escrituração, considerando-se que as informações provém de uma mesma base, otimizando-se assim o tempo e facilitando ainda mais o processo, tanto para as empresas quanto para o Governo.

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