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Os segredos da gestão e da produtividade para consultórios e clínicas médicas

Os segredos da gestão e da produtividade para consultórios e clínicas médicas

Atividades relacionadas com administração, finanças, marketing e gestão costumam ser sinônimo de dor de cabeça para os profissionais da saúde. Em especial quando falamos daqueles que além da sua formação médica, são também empreendedores em seus pequenos consultórios ou clínicas médicas. São estes os profissionais que mais precisam aplicar os conceitos de gestão no seu dia a dia.

Para aumentar ainda mais a dificuldade para quem resolve empreender nesta área, este conhecimento é raramente oferecido pelos cursos de medicina. O resultado é um acúmulo de equívocos de administração que impactam de forma decisiva no crescimento do negócio.

Gestão significa para um negócio a habilidade de gerenciar processos, atividades e pessoas. Já a produtividade é o termo que define a capacidade de uma empresa produzir e entregar mais para seu cliente com menos custo. Entendo que a combinação de ambos os conceitos — gestão e produtividade — pode impactar diretamente no resultado obtido com seu negócio. Por isso, neste post, separei para você aqueles que acredito serem os segredos da gestão e da produtividade para consultórios e clínicas médicas.

Mantenha um fluxo de caixa atualizado

Profissionais de gestão já diriam, sem uma ferramenta de controle de finanças um negócio é um barco navegando à deriva. Não fazer esta supervisão é um dos erros mais comuns entre os profissionais da saúde. O fluxo de caixa é uma ferramenta relativamente simples que vai solucionar este problema de rentabilidade e administração financeira.

O fluxo é o sistema que registra todas as transações financeiras, tanto de entrada quanto de saída, dentro de um determinado período de tempo. Por conta disso ele permite identificar, por exemplo, quais os principais custos do consultório ou ainda quais procedimentos trazem mais rentabilidade para o negócio. Além desta compreensão para controle diário, esta é uma ferramenta que permite também uma previsão futura sobre a saúde financeira do consultório.

Não misture finanças pessoais com as do consultório

Este é um dos erros mais comuns de gestão e produtividade, em especial para empreendedores iniciantes ou mesmo aqueles que se enquadram no MEI (Microempreendedor Individual). Nestes casos, muitas vezes o futuro empresário está sozinho na operação, e por conta disso não vê problemas em pagar contas pessoais com o dinheiro da empresa.

Quando vê, o fim do mês chegou e ele não sabe se o consultório teve custo muito alto ou rentabilidade comprovada. Esta é uma confusão que prejudica muito a gestão e a produtividade do negócio. Por isso, antes de mais nada, separe bem as contas pois só assim você terá uma visão mais holística sobre a saúde financeira da clínica.

Tenha atenção para a gestão da agenda

Produtividade significa fazer mais com menos custo e em menos tempo, sem perder a qualidade da entrega. No caso de um consultório médico então, um dos segredos reside na gestão da agenda de consultas. Enquanto pacientes precisam agendar as consultas de forma prática e rápida, os profissionais precisam gerenciar faltas e encaixes.

Este é um processo simples, mas como na maioria das vezes o trabalho é feito na agenda de papel por um profissional que acumula diversas funções, acaba ficando ineficiente. Integrar a operação do consultório com um sistema de gestão digital e automatizado é a saída ideal nestes casos, pois facilita a vida para todos os envolvidos.

Padronize o tempo das consultas

Atraso no horário de início de uma consulta médica já é praticamente uma praxe do mercado, seja porque o médico agendou mais pacientes do que o tempo disponível permitia ou porque o profissional não conseguiu controlar o tempo da consulta. Em ambos os casos, a solução pode impactar diretamente na produtividade da equipe do consultório. Mesmo porque, além de sobrecarregar os profissionais, o atraso causa uma péssima primeira impressão da clínica perante os pacientes.

Se você conseguir padronizar o tempo das consultas o agendamento se tornará muito mais eficiente, já que o processo levará em consideração o tempo necessário de diferença entre uma consulta e outra. O melhor caminho é monitorar todas as consultas durante uma semana, e a partir delas determinar um tempo médio que faça sentido para a maior parte dos agendamentos.

Gestão e produtividade são dois pontos essenciais para qualquer empreendedor. No segmento de serviços de saúde esta realidade é ainda mais evidente, já que muitos são os casos de profissionais da área que não tem o conhecimento necessário para ambas as atividades. Espero que as dicas contidas neste post possam ajudar ainda mais a sua clínica a crescer e aumentar sua rentabilidade.

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