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Por que fazer o inventário na sua empresa?

Por que fazer o inventário na sua empresa?

Quem já participou de um inventário problemático, ou seja, com quantidades de itens que não estavam de acordo com o mencionado no sistema, sabe muito bem a trabalheira que é inventariar com a sensação de estar no meio de um caos.

Eu, por exemplo, quando atuava como farmacêutica de uma drogaria de um plano de saúde, vivenciei essa situação. O inventário na empresa que deveria durar apenas algumas horas, se estendeu madrugada afora e o estoque de medicamentos terminou mais confuso do que antes de efetuar o controle. Aquela situação deu uma lição em todos nós (farmacêutica, colaboradores e gerência) que passamos a ter um controle mais eficiente da entrada e saída dos produtos.

Achei que contar esse fato vinha bem a calhar, já que vim falar sobre como fazer um inventário na sua empresa e sua importância. Confira!

Qual é a definição de inventário? A origem da palavra vem do termo em latim inventarium e representa uma lista onde se encontram bens e materiais disponíveis em estoque.

Qual é a importância de fazer o inventário na empresa? Fazer uma contagem minuciosa e registrada do estoque é importante por suas muitas vantagens. Veja quais:

  • Cumprimento da legislação

Muitas pessoas não sabem, mas as inconsistências entre o inventário físico (o que há de fato) e o contábil (o que consta no sistema) podem gerar uma autuação pelo FISCO, pois se o fiscal (Federal, Estadual ou Municipal) notar tais diferenças, a empresa poderá ser penalizada com multas.

  • Redução das perdas (desperdícios)

Um inventário eficaz reduz custos e evita desperdícios. Ao quantificar os produtos do seu estoque, você consegue evitar comprar produtos para revenda ou matérias-primas em excesso. Isso porque, uma vez inventariado, os pedidos aos fornecedores são realizados segundo a demanda.

Além disso, também é possível encontrar desvios e agir rapidamente para evitá-los. Isso porque, se a relação de produtos apurada no inventário físico estiver diferente da contábil é mais fácil encontrar furtos, extravios, além de produtos vencidos ou obsoletos.

  • Favorece o atendimento ao cliente

Quando você conhece todos os produtos disponíveis no estoque, as vendas são otimizadas, aumentando a credibilidade dos clientes. Além de as vendas serem mais rápidas, evita-se que vendas sejam perdidas — e, com elas, um cliente insatisfeito.

Como fazer um inventário eficiente?

Mostraremos a maneira de fazer o inventário de maneira bastante didática, em forma de dicas e ferramentas que otimizem o momento da contagem. Acompanhe!

1. Escolha uma boa data para fazer o inventário

Evite fazer a contagem em dias de grande fluxo entradas e saídas. Escolha uma data em que o estoque esteja estagnado, como durante a madrugada, nos finais de semana ou feriados.

2. Organize o ambiente antes da contagem

Ao deixar o espaço organizado - com itens agrupados por categorias e um ambiente limpo e visualmente agradável - aumenta a chance de o inventário ser bem-sucedido.

3. Identifique espaços de armazenamento

Ao fazer a preparação para a contagem propriamente dita, estabeleça os locais de armazenamento, como a quantidade de gavetas, prateleiras, armários, etc. Ao associar os itens a esses locais, será mais fácil, fazer os registros, encontrá-los posteriormente, e fazer os próximos inventários.

4. Conte item por item

Por mais trabalhoso que pareça, é fundamental contar cada produto . Dessa forma, não confie, por exemplo, que em uma caixa contenha um número tal de latas de tinta. O ideal é abrir todas as caixas e contar cada item na mão, minimizando, assim, as margens de erro.

5. Conte novamente

Pode parecer um retrabalho, mas não é. Trata-se apenas de fazer uma nova conferência de tudo o que foi contado. E você verá que a segunda avaliação é bem mais rápida do que a primeira, mas nem por isso pode ser menos cuidadosa. Isso porque, você não quer gerar dúvidas e ter que fazer uma terceira contagem.

6. Crie códigos para os itens

Os códigos facilitam a identificação dos itens, tanto na hora de fazer os registros contábeis quanto nas vendas dos produtos. Para criar os códigos podem ser usadas sequências de números e letras ou um sistema que gere códigos de barra.

7. Faça registros minuciosos

Descreva com o máximo de detalhes cada categoria e cada produto pertencente a ela. Isso é importante para que o inventário seja eficiente e para manter o inventário completo.

Ferramentas

Alguns softwares podem auxiliar na contagem e controle dos produtos. Veja alguns deles:

1. ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema de Gestão Empresarial) - integra todos os setores e otimiza o fluxo de informações. Com ele é possível:

  • Aumentar o poder de barganha;
  • Fazer a análise individual de cada item;
  • Garante maior eficiência operacional.

2. SRM - ferramenta de otimização do relacionamento entre empresa e fornecedores. No controle de estoques ele facilita por categorizar as compras. Com ela é possível:

  • Elaborar uma gestão de performance para fornecedores;
  • Delimitar critérios para a escolha dos fornecedores;
  • Criar categorias para as compras.

3. Just in time - ajuda a reduzir a quantidade de produto/material, mantendo somente a menor quantidade necessária para suprir a demanda por curtos períodos de tempo. Com ela é possível:

  • Reduzir as perdas devidas aos excessos, vencimento e obsolescência;
  • Diminuir os custos para a manutenção dos produtos estocados;
  • Reduzir o volume estocado.

Particularidades do inventário de empresas de manufatura

Como esse tipo de empresa não possui apenas produtos prontos, mas também as matérias-primas que os produzem, acredito que um item específico seja válido para vários leitores do Clube Sebrae.

1. Contagem do Estoque de Matéria Prima: Mantenha um inventário atualizado dados das quantidades exatas, descrição e valores das matérias-primas.

2. Contagem do Material em Processo: Também é preciso saber quais são as matérias-primas que estão na linha de produção sendo transformadas em produtos.

3. Contagem dos Produtos Acabados: registro dos dados relativos aos produtos acabados que já estão acabados e que estão estocados esperando para serem vendidos.

Particularidades do inventário de bens patrimoniais

O inventário patrimonial possui dois objetivos principais a depender do porte da empresa:

  1. Para empresas maiores: para apurar dados concretos e manter o correto acompanhamento da evolução dos bens na hora de publicar o balanço patrimonial.
  2. Para empresas menores: neste caso, o objetivo é não deixar os bens perderem valor sem o correto provisionamento para adquirir novos bens no futuro.

Os bens patrimoniais que costumam ser inventariados pelas empresas são:

  • Computadores
  • Equipamentos
  • Máquinas
  • Veículos
  • Imóveis
  • Móveis

Como pudemos observar, a importância do inventário na gestão de estoques é ímpar, mas ela vai além da contagem das quantidades estocadas. Ele melhora a gestão como um todo, pois reduz as taxas de não conformidades e ainda aprimora o planejamento das futuras compras de novos itens para a sua empresa.

Assim, se você já se sente preparado para fazer um inventário completo e eficiente, deixe seu comentário no site.

Clube Sebrae
Renata Fraia
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Jornalista, Farmacêutica e Escritora. Como Redatora (Produtora de Conteúdo / Editora com SEO), é certificada em Inbound Marketing pela Hubspot, RockContent e Contentools. Experiência: Blog Posts e Social Posts, especialmente saúde em geral, medicina,

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