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Quais os principais controles de gestão financeira?

Desde o ano 2.000 vivencio a realidade das micro e pequenas empresas. E o grande foco, quando se pensa em ter uma clara ideia de como anda os resultados da empresa, é implantar controles financeiros.

Implantar, alimentar com informações, validar os dados (consolidar), analisar os resultados e tomar sábias decisões a respeito.

Para implantar controles financeiros é preciso de muita disciplina. Dependendo da quantidade de transações comerciais e financeiras da empresa, nem computador, nem software são necessários. Anotar na "caderneta", tudo o que acontece, financeiramente na empresa, já permite fechamentos no final do dia, no final da semana, no final do mês, no final do ano.

É premissa essencial a disciplina de tudo o que entrar e sair de dinheiro, no presente e expectativas futuras, ter uma anotação. As vezes, o proprietário do negócio pega um dinheiro do caixa para abastecer o veículo e esquece de prestar conta para "fechar" o saldo no final do dia. Daí, não serve pra nada o controle do caixa.

Então, aqui vão os principais pontos de atenção da sua gestão financeira:

1) É preciso um controle do saldo de caixa, fazendo com que todas as saídas e entradas sejam anotadas. No final do dia, os saldos devem "bater" (dinheiro, moeda, cheques, vendas via cartão de crédito, vendas via cartão de débito, fiado, etc.). É normal, nos primeiros dias de implantação do controle, o caixa ter "diferença" no fechamento. É preciso ânimo, persistência. Com a disciplina e o hábito, toda e qualquer diferença deverá ser buscada até a solução. Ou o responsável pelo caixa deve ser advertido sobre as diferenças. Incluindo você, proprietário do negócio.

Um descuido normal é não considerar as retiradas do(s) sócio(s), também conhecido como pró-labore, como um custo "fixo" da empresa. E, infelizmente, muitos empresários citam que "não veem a cor do dinheiro". Mas o caixa da empresa paga muitas contas pessoais e familiares. Este assunto é tão importante e sério que podemos falar, exclusivamente a respeito dele em outro texto. Combinado?

2) Um outro controle fundamental que, se bem gerenciado, significa excelentes noites de sono para os gestores da empresa, é o Fluxo de Caixa.

Para construir o Fluxo de Caixa, é preciso antes, construir o controle Contas a Pagar. E, preferencialmente, duas estruturas podem ser bem delineadas. Os pagamentos que todos os meses ocorrem, em data certa e com os valores relativamente previsíveis. São despesas recorrentes. Por exemplo: aluguel, salários dos colaboradores, energia elétrica, comunicação, associações, sindicato, água, contabilista, etc. Atentar que, nesta mesma natureza, há também valores pagos em periodicidade anual. Como exemplos, o IPTU, o IPVA, DPVAT, seguro obrigatório do automóvel, seguro do automóvel, décimo terceiro salário e férias dos colaboradores, etc.). Devido aos compromissos financeiros de base anual recomenda-se, portanto, fazer o Contas a Pagar prevendo, no mínimo, os próximos 12 meses.

E, seguindo o mesmo raciocínio, no sentido favorável (entrada de dinheiro), elaborar o controle Contas a Receber.

Muitos irão dizer:

-Mas eu não tenho como prever as vendas dos próximos meses ! No máximo, tenho contas a receber nos prazos que concedo nas minhas vendas.

Opa! Ninguém tem uma empresa aberta sem uma perspectiva de vendas. O que aconteceu no ano passado, nos mesmos meses, permite estimar as vendas para o ano corrente e para o próximo. Incluindo, as vendas a vista. Sim. Se já foi elaborado o controle de caixa e registrado lá, diariamente, as vendas a vista, já existe um histórico. Concorda?

Uma estimativa depende depende do seu negócio, depende da economia e outros fatores externos ao seu negócio. É obrigatório este exercício de estimar as receitas futuras, a partir do histórico de vendas.

Juntando o Contas a Pagar com o Contas a Receber, dia-a-dia, se constrói o Fluxo de Caixa. Fica visível perceber, com antecedência, dias em que o caixa estará favorável e aqueles dias que faltará recursos para honrar os compromissos.

De posse do Fluxo de Caixa, já é possível tirar conclusões que a empresa terá lucro (ou prejuízo). Certo?

Errado!

É preciso uma terceira ferramenta, conhecida como DRE - Demonstrativo de Resultados.

3) O DRE - Demonstrativo de Resultados é a ferramenta que permite, verdadeiramente, enxergar os resultados da empresa. Por quê ? Porque apropria os custos pelo conceito de regime de competência. A competência é o valor que precisa ser registrado naquele período (normalmente, dentro do mês).

Se você realiza vendas no mês de abril, é provável que o imposto referente a estas vendas, seja recolhido (pago) somente em maio. No entanto, o DRE requer que este custo (dos impostos) seja apropriado no mês de abril mesmo. O fator gerador do imposto aconteceu em abril. Logo, os impostos pertencem a este mês.

Outro exemplo. O seguro do veículo pode ser pago em 4 parcelas. Vamos supor, para facilitar o exemplo, que o seguro anual totaliza R$ 2.400. Em 4 parcelas de R$ 600. Apesar de, no Fluxo de Caixa ser lançado as 4 parcelas de R$ 600, no DRE o valor que faz referência a um custo anual, deve ser dividido por 12. 12 meses. Logo, no DRE este mesmo seguro deve aparecer, mensalmente, no valor de R$ 200. Sim ! R$ 2.400 (total do ano) divididos por 12 meses (apropriação por competência).

Outro esclarecimento referente a importância do DRE: Pode ser que o empresário faça compras de produtos, junto aos fornecedores, referente a venda de 3 meses. Estas compras totalizam, por exemplo, R$ 180.000. É claro que, no fluxo de caixa, é preciso lançar nas respectivas datas de vencimento, os valores a serem pagos aos fornecedores. Sai o dinheiro do caixa, que transforma a mercadoria em estoque. Até aqui, o pagamento da mercadoria não é custo da empresa. O DRE resolve isto. No DRE, conforme explicado acima quanto a competência, mês a mês, deve ser apropriado o custo somente das mercadorias vendidas no mês. No exemplo de vendas totais de R$ 100.000, em abril, vamos supor que o custo das mercadorias vendidas no mês de abril seja R$ 60.000. Independente desta mercadorias terem sido pagas aos fornecedores, pelo regime de competência, o DRE requer que este custo seja apropriado no mesmo mês do fator gerador que foi as vendas.

Também há custos que não afetam o caixa, de imediato. Manutenção e depreciação, por exemplo. Um veículo, comprado por R$ 40.000, pode valer somente R$ 28.000 após três anos de uso. É um custo. Não tem como colocar isto no Fluxo de Caixa. Já no DRE, sim. No exemplo, o valor depreciado foi de R$ 12.000. Valor de compra de R$ 40.000, menos o valor de reavaliação (ou venda) de R$ 28.000. Estes 12.000 foram depreciados em 36 meses. Logo, 12.000 dividido por 36 meses monta em R$ 333,33. Este valor é a depreciação mensal do veículo, no nosso exemplo, que deve ser apropriado no DRE.

Quer realmente saber se a empresa dá lucro? Aproprie adequadamente os custos por competência.

4) Balanço Patrimonial

Este controle financeiro, raramente utilizado na gestão empresarial, demonstra para onde está indo a riqueza da empresa.

Pode ser que a empresa esteja enfrentando dificuldades financeiras, com o Fluxo de Caixa desequilibrado. Só que o valor de estoque saiu, por exemplo, de R$ 100.000 para R$ 500.000.

A frota de veículos saiu de R$ 120.000 e foi para R$ 800.000.

As máquinas e equipamentos iniciais eram de R$ 250.000 e foi para R$ 1.500.000.

Os financiamentos (dívidas) com bancos saíram de R$ 150.000 e foram para R$ 600.000.

Esta empresa está enriquecendo ?

O Balanço patrimonial, com a ajuda de um bom contador, pode ser atualizado anualmente. E, assim, os gestores da empresa enxergarem se a empresa está enriquecendo. Ou se seu patrimônio está sendo dilapidado.

Para toda e qualquer boa decisão estratégica, em uma organização, estes controles (Controle de Caixa, Fluxo de Caixa, Demonstrativo de Resultados e Balanço Patrimonial) serão fundamentais.

Se sua empresa ainda não tem o hábito de registrar corretamente as entradas e saídas, conte com ferramentas de gestão financeira online como ZeroPaper, Contabilizei e Conta Azul. Essas ferramentas além de facilitarem a gestão financeira, ainda oferecem suporte para eventuais dúvidas sobre práticas contábeis.

Se você quiser se tornar um Ninja em controles financeiros, baixe esse e-book elaborado pelo Sebrae/PR.

Clube Sebrae
Paulo Fernandes
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Consultor - PD Consultoria

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