[ editar artigo]

Qual a importância de uma boa gestão de compras para sua empresa?

Qual a importância de uma boa gestão de compras para sua empresa?

A gestão de compras é parte essencial para saúde de qualquer empresa. A partir dela, os investimentos em insumos e produtos são feitos e o negócio se mantém satisfazendo os clientes. Entretanto, é necessário ter cautela para não paralisar recursos do negócio e acabar perdendo dinheiro. Realizar essa administração requer o equilíbrio perfeito entre suprir as demandas e não exagerar.

É preciso, então, gerir as aquisições e planejar muito bem os recursos. Preparamos esse texto para ajudar a esclarecer como administrar a obtenção de produtos em sua empresa. Quer entender mais sobre como aprimorar esse processo e fazer uma boa gestão de compras? Continue a leitura.

Por que é importante realizar uma boa gestão de compras?

Muitos gestores têm a falsa impressão de que apenas grandes corporações - que fazem compras em quantidades maiores - precisam administrar corretamente esse recurso. Mas a verdade é que todas as empresas devem controlar a aquisição de insumos. Isso se agrava nas pequenas empresas, afinal, como dispõem de menos recursos, investir errado pode causar problemas financeiros para o empreendimento.

Por isso, é preciso dosar corretamente as quantidades a serem adquiridas para não ocorrer a falta quando o consumidor procurar, nem para ter um estoque imenso, parado, deixando o dinheiro do estabelecimento alocado. Pense que todo o dinheiro investido nos produtos fica parado até que você realize o uso ou a venda.

Outro ponto essencial é a redução de gastos. Apenas acompanhando e monitorando esse passo, desperdícios podem ser identificados. Percebendo o que sobra e o que está sendo comprado em quantidades esdrúxulas, o administrador pode se deparar com custos desnecessários e cortá-los, ajudando a empresa a economizar.

Olhando por todas essas perspectivas, fica clara a necessidade de organizar e alinhar o setor de compras. Apenas desse modo pode-se investir em matéria-prima e produtos, satisfatoriamente e, sem prejudicar os cofres do negócio. Mas calma, vamos ajudar nessa tarefa!

Como fazer uma excelente gestão de compras na sua empresa?

Na teoria tudo é um pouco mais fácil do que na prática, não é mesmo? Ainda que você tenha entendido os conceitos acima, podem restar dúvidas de como ordenar todo esse setor e desenvolvê-lo de um jeito mais produtivo e econômico. Para isso, separamos algumas práticas fundamentais para desenvolver, adequadamente, as compras do seu empreendimento.

Realize um bom planejamento

Esse conselho parece até batido, de tanto que já foi falado. Mas a verdade é que ele é essencial. Não há como realizar uma boa gestão sem planejamento. E quando falamos de planejar, é sobre realmente fazer previsões, definir cenários e esquematizar a realização das compras ao longo de todo período planejado.

Ou seja, não basta descrever tudo em um papel. Devem ser consideradas as demandas, os picos e as baixas de venda. Com essas informações, o orçamento pode ser definido com maior precisão e clareza.

É fundamental que todas essas informações estejam estruturadas no departamento de compras. Ou seja, o setor deve realizar todos esses levantamentos e tê-los organizados para serem consultados.

Toda a atividade de compras deve se basear nesses levantamentos e dados. Caso exista uma demanda repentina mais alta que a planejada, é possível saber que mais recursos que o esperado vão precisar ser gastos. Assim a empresa tem tempo de se preparar para qualquer imprevisto.

Concilie as compras com o estoque

O estoque é a maior fonte de informações para um comprador, juntamente com a previsão de saídas. Ou seja, ele deve analisar o histórico e pensar no futuro para comprar na medida correta ao negócio.

Para simplificar, olhando o que geralmente tem saída no estoque, é possível saber qual é a quantidade ideal de cada produto que deve ter por lá. Além disso, evita-se compras duplicadas. Observar o que está embargado e não tem saída é um grande indício de que as compras podem ter sido realizadas com exagero.

Outro ponto é contar com números de estoque mínimo no planejamento. Existem itens que você precisa ter pelo menos em determinada quantidade sempre. Então, com essa definição, ao olhar no estoque que a quantidade está menor que a ideal, é possível estabelecer as necessidades de compra e repor.

Tenha em mente que estoque é investimento, mas significa que seu dinheiro está parado lá. Então, cuidado para não alocar recursos por lá e acabar prejudicando fluxo de caixa do seu negócio.

Tenha fornecedores estratégicos

Os fornecedores são parte fundamental da gestão de compras. Eles devem ser parceiros estratégicos para sua empresa, e não meros fornecedores. Para isso, ele deve oferecer bons preços, entregar em um prazo que te atenda e passar a confiança necessária.

Para encontrar esses parceiros, deve-se consultar todas as empresas do mercado, a fim de conferir as melhores opções. Para isso, realize orçamentos e cotações com todos os estabelecimentos possíveis, até esbarrar com aquele que atende melhor o que você precisa.

Um ponto importante aqui é ir ao encontro daqueles dispostos a negociar com você. Ou seja, oferecer melhores preços, flexibilizar maneiras de pagamento etc. Nessa etapa é que realmente se estabelece uma relação mútua, na qual seu fornecedor mostra se realmente pode se adaptar às necessidades únicas do seu empreendimento.

Use um sistema de gestão

Os sistemas de gestão são uma maneira de automatizar e sincronizar diversas tarefas da administração. A maior vantagem é que os dados e informações são cruzados em tempo real. Ou seja, seus dados de compras e estoque ficam sempre atualizados um em função do outro.

Não haverão erros de informação, como compras duplicadas, falta de produtos etc.

Também é possível verificar relatórios com pontualidade. Assim, você pode checar os dados sobre as saídas, quantidades e periodicidade. A partir disso, transforma em informações para realizar as novas compras com maior embasamento.

Uma boa gestão de compras em sua empresa pode ser decisiva para ter lucratividade e fluxo de caixa. Cuidar desse departamento com planejamento e cautela é fundamental para investir nos itens corretos e não paralisar seus recursos. Seguindo dicas como a de nosso texto você consegue organizar as informações para realizar as melhores aquisições.

Nosso texto ajudou a observar erros que você cometia no processo de compras da sua empresa? Quais são eles? Comente aqui no Clube como pretende melhorar esse departamento e como nossas dicas foram importantes!

Clube Sebrae
Ler matéria completa
Indicados para você