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Quero crescer e preciso organizar as finanças. Por onde começar?

Quero crescer e preciso organizar as finanças. Por onde começar?

Criar uma empresa é o sonho de muitos brasileiros que enxergam nesse projeto a oportunidade de elevar seu padrão de vida, tomar suas próprias decisões e garantir um futuro tranquilo. Além disso, há aqueles que, uma vez estabelecidos em um determinado nicho do mercado, decidem expandir a empresa, seja por meio de uma ampliação das instalações ou criando filiais.

Ocorre que esse é um movimento ousado que necessita de um excelente planejamento financeiro para gerar recursos excedentes em proporção suficiente para manter o negócio operando. Sem contar que precisa dar conta da nova estrutura, até que ela tenha fluxo de caixa suficiente para se manter.

Mas no caso de a decisão de crescer já ter sido tomada, quais são os cuidados necessários para manter a condição financeira saudável? Por onde se deve começar?

1 - Conhecendo os custos por meio do Plano de Negócios

O Plano de Negócios ou Plano Empresarial é um documento que agrega todas as informações sobre uma empresa, tal como se fosse um mapa. Nesse documento constam detalhes sobre a estrutura societária, produtos e serviços, análise de mercado e público alvo, investimento inicial, plano de marketing e, também o plano financeiro. E é exatamente esse último item que requer maior atenção quando as finanças empresariais estiverem sendo organizadas para um futuro crescimento.

Com um plano financeiro será possível ter conhecimento detalhado sobre todos os custos e despesas, além de uma visão geral sobre os pagamentos e recebimentos. Esse conhecimento permitirá ações de melhoria em produtos, serviços e processos, redução de custos, planejamento do pagamento de fornecedores e, principalmente, possibilitará projetar qual o volume de investimento necessário para expandir o negócio.

É importante ressaltar que quanto mais completo for o plano de negócios, mais fácil será encontrar respostas às suas dúvidas. Não é correto economizar tempo na elaboração deste valioso instrumento empresarial.

2 – Gerenciando por meio de um software de controle financeiro

Além do plano de negócios, uma das melhores formas para organizar as finanças com segurança é fazendo o uso de um sistema informatizado. Há muitas opções no mercado e o empreendedor deve procurar se informar sobre os recursos de cada produto e sobre o foco para o qual a ferramenta foi desenvolvida. Em caso de dúvidas é melhor solicitar ajuda a um especialista da área de finanças.

Uma vez que uma ferramenta tenha sido selecionada e esteja instalada no domínio da empresa, tudo o que for relacionado com a movimentação de recursos deverá ser registrado em seu banco de dados. Isso permitirá a obtenção de um panorama geral das entradas e saídas de valores, seja por meio de interface numérica ou gráfica. Conforme for adquirindo prática no uso do recurso, o empreendedor começará a perceber detalhes interessantes sobre sua empresa e será capaz de tomar decisões com bastante precisão.

3 – Conhecimento dos conceitos básicos

Se o próprio empreendedor estiver disposto a realizar toda a organização financeira do seu negócio, será preciso compreender conceitos como: livro caixa, fluxo de caixa, orçamento e alavancagem, entre outros.

livro caixa é um histórico de todas as movimentações financeiras do negócio, pois nele são registradas todas as entradas e saídas de dinheiro, com suas respectivas datas.

fluxo de caixa, por outro lado, é um demonstrativo consolidado das movimentações em determinado período. Este item de controle financeiro deve ser analisado com um senso crítico, pois uma sobra de caixa não necessariamente representa lucro, assim como uma falta não deve ser sempre interpretada como prejuízo. Tudo depende de como os recursos foram utilizados, segundo registrado no livro caixa.

Esses dois registros são utilizados para analisar o passado, mas o empresário normalmente precisa ter também uma perspectiva financeira futura para que possa se planejar, o que é feito por meio do orçamento. Esse instrumento nada mais é do que uma projeção das despesas e investimentos para um certo período, geralmente de um ano. Planejar o orçamento e procurar se manter dentro dos limites estabelecidos é uma boa maneira de controlar os custos.

Por fim, a alavancagem difere dos outros itens por não ser uma forma de monitoração ou controle, mas, sim, um meio de expansão artificial da capacidade financeira. Ela pode ser compreendida como um método em que a empresa opera com valor financeiro superior às suas próprias reservas. Isso geralmente é conseguido por meio de empréstimos a juros fixos e tem por objetivo a multiplicação da capacidade operacional para trazer maior retorno financeiro.

Embora esse método seja amplamente empregado por empresas de todos os portes e segmentos, é importante ressaltar que se trata de endividamento e, portanto, precisa ser contraído com o devido planejamento e sempre com atenção aos sinais do mercado, especialmente os mais diretamente relacionados com o nicho em que a empresa opera.

4 – Controle de vendas

Que as vendas têm total impacto sobre as finanças da empresa, qualquer pessoa sabe. O que nem todos percebem é que há muitos dados que, ao serem analisados, poderão revelar detalhes valiosos para incrementar a estratégia do negócio.

Quando se utiliza ferramentas e técnicas adequadas é possível perceber, por exemplo, que um determinado produto responde sozinho pela maior parte das vendas da empresa. A princípio isso é muito bom, pois significa que é um excelente produto, mas olhando essa questão por outro lado deve-se perceber que a empresa está apoiada sobre um único pilar.

O que acontece se os consumidores deixarem de comprar aquele produto porque o concorrente lançou outro melhor? E se faltar matéria-prima porque um fornecedor simplesmente deixou de atuar naquele nicho?

Para minimizar o risco de que um evento como esse possa minar as finanças da empresa é preciso investir na diversificação. Isso pode ser realizado aplicando recursos em produtos e serviços secundários, seja por meio de alguma reformulação visual ou funcional, seja pela redução de custo de produção para tornar o item mais barato. Promoções e ações de marketing também podem ser úteis para este propósito.

5 – Gestão profissional

Além dos pontos já abordados, a gestão profissional é um fator que contribui para que as contas da empresa estejam organizadas e não se tornem um impeditivo para o crescimento. Diante disso, os seguintes pontos merecem atenção:

  • Marketing

Empresas que investem em marketing costumam ter boa visibilidade no mercado. Esse fator é muito importante para manter o nível de vendas e a margem de lucro relativamente estáveis, descontados eventuais períodos de sazonalidade.

  • Separação das finanças

Despesas pessoais nunca devem se misturar com as finanças da empresa. O correto é abrir duas contas, uma conta corrente empresarial e outra pessoal.

  • Fidelização de clientes

Manter clientes fiéis é fundamental para qualquer estratégia de longo prazo. A empresa não poderá prosperar e expandir suas atividades se não estiver sendo capaz de satisfazer seus clientes.

Todas as áreas da empresa têm sua parcela de colaboração com o crescimento sustentável do negócio, entretanto, as finanças, quando bem organizadas, garantem que não faltem recursos para manter o funcionamento normal e preparar o terreno para novos investimentos.

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