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Reuniões tóxicas: fuja delas e aumente sua produtividade

Reuniões tóxicas: fuja delas e aumente sua produtividade

Reuniões mal planejadas prejudicam a equipe e interferem na produtividade. Fazem não só perder o foco, mas o tempo, principalmente. Em vez de buscar solução para o conflito, podem gerar ainda mais confusão para o time e para o próprio líder. Mas, como fazer uma reunião objetiva e focada na estratégia da empresa? Neste post, preparamos as melhores dicas. Venha conferir!

Reunião: ela deve ser objetiva!

Muitas vezes, uma reunião pode ser vista como um bate-papo, ou seja, um encontro entre os colaboradores para colocar a conversa em dia ou, até mesmo, como um momento de descontração da equipe. Logo, é fundamental que o encontro seja objetivo e estratégico, para que não haja desperdício de tempo ou energia.

Desta forma, a reunião deve ser objetiva e todos os participantes devem estar integrados do contexto, para evitar assuntos desnecessários, que não estejam na pauta. Por isso, o encontro deve responder a quatro tipos de questões pertinentes:

  1. O que vai ser discutido?
  2. O que não deve entrar em pauta?
  3. Como a conversa vai contribuir para que o objetivo seja alcançado?
  4. Qual a finalidade da reunião? Ela é necessária? O assunto pode ser resolvido de outra forma? Qual?

Tenha sempre em mente essas perguntas. Isso vai ajudar a organizar as ideias e, também, auxiliar na tomada de decisão sobre a reunião, além de gerar um resultado mais eficiente e efetivo, para a empresa.

Faça uma pauta

Faça uma pauta com o objetivo central da reunião. Não estenda demais os temas, pois quanto mais focado melhor. Coloque na pauta todos os itens que devem ser discutidos e resolvidos. A finalidade do encontro é buscar solução para o problema.

Durante a discussão, procure sempre manter o foco no assunto principal, ou seja, cuidado para evitar conversas desnecessárias. Ao fazer uma pauta, será mais fácil conduzir todas as discussões. Caso o assunto seja sério, um lanche ou uma pausa para o café podem ajudar a relaxar. Assim, toda a equipe conseguirá manter o foco e a tranquilidade.

Lembre-se de que a pauta deve ser feita com antecedência e os temas devem estar em ordem de importância. Organização é a palavra chave para fazer uma reunião produtiva e com bons resultados. Ao estabelecer uma ordem, será mais fácil garantir que os assuntos mais importantes sejam resolvidos primeiro.

Prepare a equipe

A equipe deve ser avisada sobre a reunião com antecedência, isso ajuda a estar ciente sobre os temas que serão tratados. Dessa forma, o time pode se programar de acordo com a sua rotina de trabalho. Evite avisar em cima da hora, pois isso pode gerar incômodo e afetar a produtividade da equipe. Assim, é importante que o líder tenha o hábito de compartilhar a sua agenda e fazer as programações de acordo com as rotinas definidas.

Seja seletivo!

Em uma reunião, nem todos os funcionários da empresa precisam estar presentes. Ou seja, é importante que participem apenas os colaboradores que auxiliam na tomada de decisão e, realmente, fazem parte do processo. Espera-se que cada participante contribua com o tema estabelecido, por isso é fundamental conhecer a pauta.

Desta maneira, é essencial ser seletivo e saber quem deve fazer parte da reunião. Por exemplo, um encontro com 10 pessoas pode demorar mais do que um com três pessoas. Lembre-se: a reunião deve ser focada e objetiva, para evitar perda de tempo.

Cuidado com excessos!

Tenha cautela com excessos durante a reunião. Nem sempre, é preciso entrar em detalhes, ou seja, evite abordar temas paralelos e que sejam de pouca importância, pois isso deixará a reunião tóxica e fará perder o foco no assunto que realmente importa.

Por isso, lousas ou projeções que tenham a palavra-chave de cada tópico a ser discutido ajudam a manter o encontro organizado, além de estimular a participação de todos os colaboradores e auxiliar na memorização dos itens, para que nenhum detalhe seja esquecido ou passe despercebido.

Controle o tempo

Uma reunião deve ter dia e hora para começar e acabar. Não adianta gastar duas ou três horas com um encontro, se o problema não for solucionado. A estratégia é marcar o tempo. Como sugestão, pode utilizar um cronômetro durante o encontro.

Por isso, avalie:

  • O assunto é muito longo?
  • Quantos temas serão discutidos?
  • Quantas pessoas participarão da reunião?
  • Quanto tempo eu tenho?

Antes de definir o dia, procure conversar com a sua equipe. Consulte a agenda para verificar a melhor disponibilidade de data para o encontro. Se a reunião não tiver um tempo definido, por exemplo, pode levar o dobro, até para resolver assuntos simples. Lembre-se de que grande parte das pessoas são pouco objetivas, por isso, manter o foco faz a diferença.

Seja monotarefa

Não adianta estar na reunião e ficar acessando redes sociais ou olhando o celular a cada instante. É importante ser monotarefa, ou seja, estar presente no assunto que está sendo discutido. Muitos profissionais tendem a ser multitarefa, mas isso pode comprometer a produtividade da reunião, pois a atenção estará “dividida”.

Para que o encontro possa resultar na resolução do problema, é necessário que toda a equipe esteja envolvida e comprometida. Por isso, o foco deve estar na reunião e nos assuntos discutidos.

A importância do respeito

Não adianta reunir a equipe se for para todos falarem de uma vez. Por isso, durante a reunião é importante ter respeito pelo outro e saber ouvi-lo, mesmo que não concorde com a ideia. Desta forma, tenha o hábito de escutar com atenção sem interromper e aguarde o momento certo para falar. Isso vai ajudar a evitar conflito e manter o foco no assunto que está sendo debatido, além de estimular novas ideias ou solução para o problema.

Reuniões podem trazer bons resultados para a empresa, ou não. Tudo vai depender da forma como será conduzida e o foco da equipe durante o processo. Os encontros devem ser momentos para diálogo e, também, de tomada de decisão, para evitar desperdício de tempo e de energia entre os participantes.

Seguindo todas as dicas, será possível fazer uma reunião com foco em comprometimento e muita produtividade. Que tal colocar os itens citados em prática? Gostou do post? Faltou alguma dica na lista? Deixe a sua opinião nos comentários e aproveite para tirar qualquer dúvida sobre o assunto.

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Bárbara de Almeida
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Biomédica na área de publicidade! rs... Trabalho com produção de conteúdo desde 2012 em vários nichos: empreendedorismo, notícias, cursos, saúde, e muito mais. Adoro escrever, criar e me reinventar por meio das palavras!

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