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Você precisa saber dessas sete coisas antes de abrir uma filial

Você precisa saber dessas sete coisas antes de abrir uma filial

Abrir uma filial é uma forma de maximizar a operação, garantindo capacidade de gerar mais lucros. A nova empresa funciona como uma extensão do seu negócio e pode ser usada para conseguir uma fatia mais gorda do mercado.

Sendo assim, buscar por essa opção proporciona maior alcance geográfico, expandindo a sua marca e o alcance que ela tem. Para organizações que produzem menos que seu potencial, essa empreitada pode garantir que toda a capacidade seja usada.

No entanto, para que sua filial tenha sucesso e funcione como uma aliada para a empresa matriz, você deve seguir alguns passos antes de iniciar a nova operação. Tomar tais cuidados no inicio evita um fiasco, que pode causar rombos no financeiro.

Mas não se preocupe, pois vamos te ajudar nessa tarefa! Preparamos um artigo explicando o que considerar no momento de abrir outra unidade do negócio. Continue a leitura e aprenda como ter bons resultados!

Entenda como funciona uma filial

Abrir uma filial é um dos passos principais para expandir a empresa e conseguir atender novos mercados. Mas, para dar esse passo é primeiro, fundamental, compreender o que ele significa de fato - abrir uma operação da empresa em outro local, que não a matriz. O novo estabelecimento irá funcionar para fazer os mesmos serviços ou produtos que o negócio já faz.

A diferença é que a filial está subordinada às ordens e à direção da matriz, que dita as regras gerais da empresa. Logo, essa alternativa é uma maneira de expandir a operação, ficando próxima a locais com demanda.

Ou seja, caso minha empresa tenha potencial e capacidade de expandir, posso realizar a abertura de filiais próximo a locais onde eu já atendia, diminuindo custos de transporte, ou instalando uma filial em uma localidade com demanda daquele serviço, mas que antes não conseguia atender por ser muito longe.

Esse local, no entanto, vai funcionar sob ordens da matriz, ficando o tempo todo alinhada aos propósitos da primeira empresa. É importante entender que a filial funciona apenas como uma extensão física do negócio. Mas em termos de direção, ainda é o mesmo empreendimento.

Como saber se é a hora de abrir uma filial

Como mencionamos, esse passo pode ser a melhor alternativa para conseguir crescimento escalável para sua organização e explorar o potencial produtivo dela. Além disso, dessa forma os empresários conseguem maior acesso a diferentes mercados, ganhando mais clientes e parceiros.

Porém é preciso medir o momento exato, para não dar um passo maior que a perna e prejudicar a organização. Então, separamos alguns detalhes que devem ser pensados, a fim de compreender se realmente é a hora de abrir uma filial. Confia a seguir!

Folga na capacidade de produção

A estrutura da empresa deve acompanhar a capacidade de produção, não o contrário. De nada adianta aumentar infraestrutura e um novo espaço, para conquistar novos mercados, se sua produção não vai dar conta de suprir essa necessidade.

É fundamental primeiro conseguir escalabilidade da operação e depois desenvolvê-la. Se a empresa fizer um investimento em crescimento, mas depois não conseguir sustentá-lo, corre risco de impactar diretamente no financeiro da empresa atual, de maneira negativa.

Portanto, verifique o seu potencial de produção. Se o que você fabrica hoje ocorre com folga, então, sim, aumentar a estrutura produtiva e de distribuição vai trazer bons resultados e proporcionar maior lucro. Afinal, a capacidade do negócio deve ser explorada.

Disponibilidade de capital

Se pretende abrir uma filial, provavelmente já enfrentou os desafios de abrir uma empresa ao inaugurar a matriz. Nos primeiros meses, é preciso ter investimentos e capital de giro para sustentar o negócio, até que ele tome ritmo.

Portanto, pense que, para o novo empreendimento, o capital necessário não será apenas para criar a nova estrutura. Todo o funcionamento da empresa precisa ser bancado nos primeiros meses, suprindo o caixa com dinheiro para manter as atividades.

Assim, no planejamento, sua empresa só vai estar pronta para dar esse passo quando tiver o aporte requerido para isso. É claro que o cenário pode ser mais positivo e a filial vingar logo de cara, mas em tempos de mercado tão competitivo, não se deve contar com essa possibilidade.

Seguindo esses dois conselhos simples, é possível evitar realizar uma empreitada que sua empresa ainda não tinha condições de suportar. Mas, caso se confirme seu potencial, os próximos passos da organização podem ser planejados com segurança.

Se esse é o seu caso e seu negócio tem potencial para crescer, então você deve apostar na abertura de uma filial! Mas não se preocupe, vamos ajudar e fazer as melhores escolhas e conseguir um resultado. Continue a leitura!

Sete passos essenciais para abrir uma filial

Se o momento é propício para seu negócio e percebeu que o caminho certo para expandir as atividades é abrir uma filial, existem questões que você deve observar e preparar, para garantir que a empreitada seja um sucesso.

Seguindo as dicas, você prepara o terreno para ter maior atuação em seu setor e ganhar uma parcela maior de mercado.

1. Domine as informações sobre sua estrutura

Como já abordamos brevemente acima, a matriz deve estar adequada para dar suporte à abertura da filial. Isso significa que o negócio principal precisa estar sólido, caminhando bem - para que o investimento necessário não afete a capacidade de produzir.

Mas para, de fato, ter controle, você deve conhecer os números do seu atual negócio de cabo a rabo. Tanto dos dados sobre o financeiro, quanto da produção. Isso significa reunir seus números, do passado e do presente, para compreender a saúde da empresa e elaborar previsões sobre o futuro.

Esse passo possibilita compreender a fundo as condições de expandir, indicando possíveis perigos no caminho. Por exemplo, caso nos próximos meses seja previsto uma queda nas vendas da matriz, ela ainda vai ter dinheiro de aporte para a filial? Caso não, quando vai ser o melhor momento?

As informações são o guia para qualquer passo. Elas confirmam que o cenário está propício para a execução dos planos. Portanto, faça essa análise profunda da atual organização e veja se esses dados confirmam que ela tem condições necessárias para manter e dar suporte para uma filial.

2. Faça o plano estratégico da empreitada

Um planejamento estratégico é a arma para que um gestor consiga sucesso e dê os passos corretos dentro de um projeto, de maneira a possibilitar encontrar as melhores ações, que garantam o atingimento dos objetivos. Contendo os pontos fundamentais, você consegue a base para desenvolver a filial. Assim, nessa etapa você deve:

2.1 Calcular o retorno do investimento

De que adianta investir em um negócio que não trará retornos financeiros maiores que o aporte injetado inicialmente? Muitas vezes, uma empreitada pode não trazer tantos lucros como se planeja ao apostar nele.

Porém, ao abrir uma filial, isso é exatamente o contrário do que você espera. Tentar esse novo negócio é uma forma de aumentar seu alcance e, consequentemente, poder vender e lucrar mais.

Para assegurar esse feito, o planejamento estratégico permite calcular o ROI, ou Retorno do Investimento. Esse número mostra qual vai ser o tempo estimado para obter seu dinheiro de volta e começar a de fato ter rendimentos.

Essa matemática traz segurança para trabalhar. Isso ocorre pois ela dá base para saber quanto essa aposta pode beneficiar e, em quanto tempo, possibilitando verificar se é um bom investimento e se preparar para o período de espera até os lucros começarem.

2.2 Estabelecer os objetivos

Ao abrir uma filial, você tem planos para ela. Seja funcionar como um local geograficamente estratégico ou produzir mais - isso deve ficar bem definido. No planejamento estratégico, você consegue definir com clareza quais são os propósitos da empresa ao tentar esse novo negócio.

Essa é uma maneira segura de se certificar de que isso será possível no decorrer de toda a execução. Por exemplo, se o objetivo é atender um mercado específico, será fundamental que a filial se instale em um local próximo a ele. Essa questão pode parecer simples, mas durante a execução são tomadas muitas decisões.

Para garantir que o seu propósito aconteça, tais escolhas precisam ser feitas em prol dessa meta maior. Apenas definindo e documentando essa intenção, é possível construir uma filial coerente.

2.3 Criar o plano de ação

Conforme vimos no tópico acima, sua filial precisa ter um propósito para ser aberta. Mas a partir daí, como garanto que tudo isso de fato pode acontecer? Para isso, o planejamento estratégico é a maneira mais eficiente.

Com ele, você cria um plano de ações bem definidas, que constroem essa possibilidade. Afinal, para que tudo aconteça como você espera, todos os setores da filial desde a construção, precisam rumar na mesma direção.

Esse plano e ações pega os objetivos, quebra em metas menores e monitora a execução usando indicadores pertinentes. Assim, a filial terá o alicerce necessário, em sua rotina, para cumprir os propósitos.

3. Pense na geografia

A sua filial é uma extensão geográfica da sua empresa. Por isso, a localização dela deve fazer sentido, em termos de localização. Então, um dos passos mais cruciais ao planejar a abertura de uma filial, é pensar e decidir sobre a geografia.

Para ajudar nessa tarefa, separamos uma lista com os principais pontos para garantir que essa etapa seja feita com maestria.

3.1 Ter em mente suas intenções

O propósito da sua filial também vai estabelecer o lugar onde ela deve estar. Se ela é um ponto estratégico para minimizar custos operacionais, deve se situar na região necessária para que isso seja possível.

Porém, se a ideia é expandir as vendas, a busca por locais deve tentar áreas com mercado que tenha alta demanda, mas não empresas suficientes para supri-las. Ou seja, mercados quentes e carentes.

Se as vendas da filial forem ocorrer diretamente no local, ainda, é fundamental que o ponto tenha bastante circulação de pessoas e se localize em algum centro. Todos esses fatos precisam ser controlados, a fim de não ser prejudicado pela escolha da localização.

3.2 Pensar nos custos

A filial, assim como a matriz, deve fazer o máximo que puder com os menores recursos, sabendo explorar bem o dinheiro disponível. Caso os gastos para mantê-la sejam muito altos, isso pode pesar nos cofres da empresa e diminuir a lucratividade.

Então, não basta escolher o ponto em um local ideal. Os custos para aluguel ou compra também devem estar dentro de um orçamento viável. Portanto, verifique todas as cidades onde o resultado será obtido, com custos menores.

Existem cidades onde os aluguéis são bem mais baixos de nos grandes centros. Se essa possibilidade não prejudicar os objetivos da filial, é possível visar essas opções, com o intuito de ter uma operação mais barata.

3.3 Considerar o mercado

O mercado de cada região é uma parte essencial para que o sucesso das empresas situadas ali aconteça. Pensar nos seus objetivos com essa informação também deve influenciar na sua escolha geográfica.

Afinal, qual a finalidade de escolher um local barato, bem localizado, mas sem mercado para o seu setor? Assim, as chances de a filial prosperar diminuem consideravelmente. Portanto, tenha certeza de como anda a competitividade e a demanda daquela área.

4. Defina diretrizes e processos

A filial é uma extensão da empresa. Porém, por não estar diretamente conectada com a diretoria, pode se desviar no caminho. O fato é que a rotina da nova empresa deve acontecer alinhada às expectativas e cultura organizacional da Matriz.

A fim de assegurar todas as unidades da empresa operem de acordo com as mesmas regras e objetivos institucionais, se torna papel fundamental para os gestores estabelecerem processos bem estruturados e políticas definidas.

4.1 Delimitar os processos

Um processo deve, de maneira geral, trabalhar com as entradas para que o resultado final seja obtido e enviado ao próximo departamento. No entanto, a maneira como essas atividades são feitas é o que garante produtividade. Além disso, é o fluxo de trabalho de cada setor que mantém a execução dos trabalhadores alinhada aos objetivos da empresa.

Portanto, estabelecer os melhores caminhos para que cada processo aconteça de acordo se torna fundamental. a partir do momento em que estão definidos documentados as práticas e ações que devem guiar a rotina de um departamento, esse procedimento pode ser aplicado em qualquer unidade da organização. O resultado é que, independentemente da localização, o funcionamento dos setores se dará de acordo com um padrão. Esse protocolo foi definido com objetivo de assegurar um melhor desempenho e manter as ações alinhadas às metas.

4.2 Ter políticas internas

Cada organização tem uma missão, uma visão e seus valores. Com muitos colaboradores, se torna praticamente impossível garantir que todos eles estejam trabalhando de acordo com as políticas internas em uma filial. E, graças ao distanciamento da alta direção, fica ainda mais complicado manter tudo nos trilhos.

Uma forma segura de garantir isso é definir políticas internas que controlem o ambiente, de acordo com a cultura organizacional da empresa. Sendo assim, a partir do momento em que o negócio cria um vínculo empregatício, pode acordar, por vias contratuais, quais são os direitos e deveres de cada trabalhador.

O maior benefício dessa prática é que, independentemente de onde esteja localizada a filial, os colaboradores dela têm dever de se manter dentro de práticas aceitáveis e desejáveis para a alta cúpula.

5. Elabore a documentação

Uma verdade é que o Brasil é um país altamente burocrático, que exige diversos documentos licenças e autorizações para abertura de empresas e filiais. Garantir que você tenha todos esses papéis é uma medida essencial para se manter dentro da legalidade e evitar problemas com a justiça.

Portanto, ao abrir uma extensão do seu negócio, providencie toda papelada necessária para que a empreitada ocorra sem desrespeitar a lei. Essa etapa pode requerer um profissional competente para orientar os gestores. Confira!

5.1 Consultar um advogado

Como já dissemos, em nosso país existem muitas políticas a serem seguidas pelas empresas. ao abrir uma filial não é diferente. O novo negócio precisa de documentos e licenças para poder acontecer. Porém, é difícil conhecer todas elas e entendê-las afunda.

Sendo assim, um consultor especializado pode ser a melhor alternativa. por já conhecer o meio e saber o que é necessário, ele dará todas as coordenadas sobre as documentações que você precisa providenciar.

Trabalhando lado a lado com o advogado, por exemplo, existe menor chance de deixar alguma brecha, pois ele compreende a lei e sabe o que ela exige. Assim, se consegue meios mais eficazes para adquirir toda a papelada.

5.2 Fazer um checklist

Check list é uma ferramenta altamente funcional para garantir comprimento de uma tarefa sem deixar nada para trás. Nesse caso, vale lembrar que o esquecimento pode acarretar em problemas com os órgãos competentes, processos e multas.

Então, ter uma lista com o controle de tudo que deve ser feito por tudo que já foi providenciado, pode ser a melhor maneira para segurar a elaboração e a obtenção de todos os documentos precisos na operação.

Desse modo, após definir tudo que deve ser feito, anote essas informações no check-list como uma tarefa em aberto. A partir daí, a busca e execução da documentação deve seguir esse papel, garantido que cada item seja cumprido, verificando constantemente o andamento.

6. Tenha um sistema de gestão integrada

Manter uma filial de sucesso, trabalhando de acordo com as políticas da Matriz, exige monitoramento contínuo. Apenas estando em sintonia com os moldes de trabalho da empresa, a nova empreitada se mantém trabalhando com o que a organização pretende.

A melhor maneira de proporcionar tudo isso é implementando um sistema de gestão integrado, comum a todos. Assim, moldes de fluxo de trabalho podem ser estabelecidos e sua execução garantida pelo software. Com o programa, todo o trabalho consegue ser pré-definido para acontecer dentro dos padrões.

Além disso, todas as unidades se mantém em comunicação com a matriz, podendo ser gerenciada em tempo real. Manter essa troca faz com que o novo negócio não distancie da administração da alta diretoria.

Outro ponto pertinente é que os sistemas geram relatórios e informações. Consequentemente, todas as transações podem ser vistas e acompanhadas, tendo a matriz como analisar o andamento da filial, identificando e corrigindo possíveis erros de trabalho.

Portanto, pode ser muito vantajoso investir em um sistema de gestão que funcione para sua empresa e para a filial em conjunto, conectando a operação de ambas e possibilitando o seu gerenciamento de maneira remota e contínua.

7. Use um serviço de computação na nuvem

Um dos grandes problemas de abrir uma filial é transferir todos os dados e arquivos necessários para que a empresa comece a funcionar. Afinal, a operação do negócio, de modo geral, depende de programas e dados para acontecer. Outro ponto que gera atrasos diz respeito a duplicação de documentos e dessincronização de informações, que causam divergências de trabalho entre a filial e a matriz.

Para sanar questões como essa, é recomendado que a empresa hospede todo o seu conteúdo na nuvem. Assim, todo o material necessário pode ser encontrado e baixado por qualquer máquina com acesso a internet, otimizando o processo de transferência de informações.

O fato de tudo estar hospedado online ainda garante total sincronia de versão, em diferentes máquinas. Desse modo, quando um documento importante é alterado, todos tem acesso a mais nova versão ao utilizá-lo.

Abrir uma filial é um passo arriscado, mas que pode trazer muitos benefícios para a organização. É fundamental planejar todos os passos, para que a empreitada seja funcional e lucrativa para o negócio. Seguindo essas dicas, você garante as melhores condições para expandir e ter maior domínio sobre o mercado. Em tempos de alta competitividade, essa medida pode ser uma estratégia muito eficiente para vender mais e atingir novos públicos.

No mundo corporativo, o importante é sempre buscar por novos desafios, chegando cada vez mais longe nos negócios. Para isso, se deve buscar novas oportunidades, além de aprender com a experiência de outros empreendedores.

E você, já participou de uma empreitada para abrir uma filial? Como enfrentou esse desafio? Escreva sobre suas experiências na Comunidade Sebrae possibilitando que outras pessoas aprendam com elas! Aproveite essa oportunidade para entrar em uma comunidade voltada para aproximar empreendedores e gerar novos negócios!

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