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Você sabe como se adequar ao e-social? Veja cinco dicas

Você sabe como se adequar ao e-social? Veja cinco dicas

O eSocial é, primeiramente, um sistema de admnistração pública para troca de informações, desenvolvido pelo Governo Federal, junto do Ministério do Trabalho, Caixa Econômica Federal, Secretaria de Previdência, INSS e da Receita Federal, cuja finalidade é facilitar o armazenamento de informações empresariais.

Desde Julho de 2018, o eSocial tornou-se obrigatório para empresas em que as finanças chegam a 78 milhões. Mas até o segundo semestre de 2019, será obrigatório para toda e qualquer empresa. Ou, segundo o Manual de Orientação do eSocial, “Todo aquele que contratar prestador de serviço, pessoa física ou jurídica, e possua alguma obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária, em função dessa relação jurídica, por força da legislação pertinente, está obrigado a enviar informações decorrentes desse fato por meio do eSocial”.

Isso significa que ficam isentos apenas os Microempreendedores Individuais que não têm empregados. Portanto, estão inclusos os autônomos, empreendedores individuais, potenciais empresários e empresários no geral e devem estar atentos. Aqui listaremos cinco dicas para você se adequar às exigências do eSocial que, apesar de parecer ser um novo mundo, chegou para facilitar.

1- Verifique sua estrutura interna

O primeiro passo é organizar-se antes de começar a se preparar para a coleta de informações de seus funcionário e, para isso, é fundamental que a sua empresa conte com uma boa estrutura interna e que as configurações estejam de acordo com o necessário. Para isso, você vai precisar corresponder a alguns pequenos requisitos tecnológicos simples, como:

  • Conexão estável da internet: É imprescindível que a rede a conexão à internet da sua empresa sejam de boa qualidade, já que as transmissões do eSocial são realizadas de modo online.
  • Configurações de segurança: Reveja as configurações de segurança, assim como as exceções às regras do firewall, antimalware e principalmente do antivírus, pois o aplicativo poderá ser barrado ao ser interpretado como um vírus e, assim, não será realizado o envio.
  • Cópias de segurança: Sugerimos que as cópias de segurança sejam realizadas, ao menos, uma vez por dia no banco de dados, de modo que sejam armazenadas as movimentações.

2- Organize-se

Em um só documento, deverá estar corretamente organizado os nomes completos dos funcionários, data de nascimento, CPF e número do PIS/PASEP para verificação de pendências, assim, futuramente, você não terá nenhum problema com a nova tecnologia e, caso haja algum item em falta, poderá recorrê-lo o quanto antes. Também vale ressaltar que você deve estar atento aos laudos médicos, caso ainda não tenha providenciado.

Outro ponto necessário será a descrição das atividades de cada um dos funcionários num pequeno texto de 100 caracteres e não somente apontar nome e cargo, como era feito antes. Uma dica para facilitar é procurar estabelecer padrões de atividades dentro das funções dos contribuidores. O processo pode parecer burocrático, mas só será necessário preenchê-lo uma única vez para que, assim, as informações empresariais sejam padronizadas dentro de diversas plataformas dentro de um sistema de escrituração digital.

3- Separe as atividades

Para facilitar o processo dentro da empresa, é uma boa ideia dividir as funções nos setores responsáveis por área. A exemplo disso, temos a responsabilidade do setor de RH para que as admissões sejam feitas dentro do prazo e, com isso, a documentação do empregado seja recebida e avaliada a tempo. Isso resulta em processos seletivos ajustados, nos quais a contratação do trabalhador aconteça somente após a entrega de toda documentação.

Outro departamento muito útil será o Fiscal, que é o responsável por enviar a Escrituração Fiscal Digital de Retenções. Organizando as áreas responsáveis por cada função será muito mais fácil e ágil corresponder a todos os requisitos impostos pelo passo a passo do eSocial.

4- Garanta a segurança na troca de informações

Com exceção dos Microempreendedores Individuais, a microempresa e o contribuinte individual, todos os empregadores deverão obter uma certificação digital. No próprio site do eSocial, você pode se informar sobre os passos para garantir a segurança do sigilo das informações da sua empresa contidas no eSocial, o chamado certificado digital.

Esse certificado trata-se de uma documentação eletrônica que tem a funcionalidade de uma identidade virtual, ou seja, uma ferramenta que possui validade jurídica e fiscal. As opções de certificado digital aceitas pelo eSocial são do tipo A1 (arquivos armazenados no computador da empresa) e A3 (armazenados externamente, como num pen drive).

5- Esteja atento às multas

Como se trata de uma função obrigatória, como já dissemos, o não cumprimento correto do eSocial poderá acarretar multas aos empresários, como é o caso da multa no valor de até R$ 6000,00 para admissões não informadas pelo RH dentro do tempo estabelecido, de acordo com as penalidades previstas no artigo 47 da CLT e, mesmo para empregados não registrados, a multa é de R$ 800,00 por funcionário.

Para evitar qualquer penalidade, seja por desconhecimento de um motivo que leve sua empresa a ser multada, resultando em prejuízo para sua empresa e sua imagem, listaremos as multas e seus respectivos valores:

  • Folha de pagamento: Empresas que não automatizarem os processos poderão ser multadas no valor de até R$ 1812,87.
  • Férias: Caso não haja aviso prévio de férias de funcionário, será cobrado o valor de R$ 170,00 por funcionário.
  • FGTS: Multas no valor entre R$ 10,64 a R$ 106,41 por funcionário, podendo ter o valor dobrado para casos em que empresas não realizarem depósito, pagar com atraso ou não arcar com parcelas.
  • Alterações cadastrais: Mesmo pequenas alterações cadastrais de funcionários não registradas terão o valor de R$ 600,00 por funcionário.
  • Exames médicos: Valor entre R$ 402,53 até R$ 4.025,33, sendo casos de não entrega de Atestados de Saúde Ocupacional, exames de retorno ao trabalho após período de afastamento ou exames periódicos.

Agora você já pode começar a se organizar para estar em dia com as obrigações de forma adequada. Como dissemos, todos os processos exigidos pelo eSocial já eram realizados, mas por outros meios mais complicados. A partir de agora, o Governo Federal poderá ter informações padronizadas desses dados, em novo formato, enviadas de modo online, ou seja, sua fiscalização será totalmente eletrônica e esses dados confidenciais estarão protegidos. Essa desburocratização beneficiará tanto os empregadores quanto os empregados.

Alguma dica em especial te ajudou? Escreva pra gente contando!

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